Skulle bare bytte lønnssystem. Så endret hele arbeidsmåten seg

Fra hovedkontoret på Forus utenfor Stavanger har Ligo Regnskap bygget seg opp som en betydelig aktør innen regnskapstjenester. Selskapet har spesialisert seg på regnskap for landsdekkende franchisekjeder, noe som innebærer å holde oversikt over mange enheter, rutiner og frister samtidig.

Denne typen kundestruktur stiller høye krav til både systemer og arbeidsprosesser.

– En del av suksessoppskriften er å ha systemer som sikrer kontroll på tallene på tvers av alle lokasjoner, sier Bjørn Landsnes.

For Ligo handler det ikke bare om effektivitet, men også om samspillet mellom mennesker og teknologi.

Det kjekkeste for meg er å se effekten av samhandlingen mellom mennesker og teknologi. At vi kan levere høyere kvalitet og mer forutsigbarhet uten å øke antall timer vi bruker på manuelt arbeid. Det er der fremtiden ligger

bjørn landsnes

Daglig Leder i Ligo Regnskap

Kompleks drift krevde bedre systemstøtte

Med 30 ansatte og en kundeportefølje i vekst, var behovet for å skalere tydelig. Etter en testperiode i juni 2023 valgte Ligo å ta i bruk Finago Payday, og konverterte 280 lønnskunder på tre måneder.

Det som startet som et nødvendig bytte, utviklet seg raskt til å påvirke hele måten selskapet jobbet på.

– Det ble en gamechanger. Vi trodde vi bare skulle flytte gamle rutiner over i en ny drakt, men vi skjønte raskt at Finago Payday krevde at vi tenkte helt nytt om samhandlingen mellom teknologi, ansatte og kunder, sier Landsnes.

Fra fragmentert oversikt til sanntidskontroll

En av de tydeligste endringene etter overgangen er hvordan Ligo jobber med oversikt og oppfølging. Tidligere var informasjon spredt på tvers av e-post, mapper og ulike systemer. Nå er alt samlet i én løsning.

Landsnes kan i dag følge opp alle kundene i sanntid, og se nøyaktig hvor langt hver enkelt lønnskjøring har kommet.

– Den oversikten og tryggheten som følger med, er uvurderlig, sier han.

Overgangen har også styrket håndteringen av sensitiv informasjon.

– Tidligere ble sensitive personopplysninger ofte sendt på e-post, noe jeg ikke alltid har vært komfortabel med. Nå skjer all dialog direkte inne i Finago Payday. Det er kryptert, sikkert og flytter all kommunikasjon bort fra usikre innbokser og over i et lukket, profesjonelt system.

En ny måte å jobbe med lønn på

Ifølge produktsjef Stian Hogstad i Finago Payday handler moderne lønnssystemer om mer enn å sikre korrekt rapportering.

– Lønn er strengt regulert, og systemet skal levere korrekt rapportering. Men den virkelige verdien ligger i prosessen. Vi har erstattet utdaterte rutiner og Excel-ark med en sømløs integrasjon som er enkel og effektiv i bruk, sier han.

En viktig del av løsningen er hvordan systemet samler oppgaver og informasjon på tvers av kunder.

– Det er dette som gjør at et byrå som Ligo kan skalere uten å ansette flere: de har full kontroll på alle selskaper fra samme dashbord, sier Hogstad.

Frigjør kapasitet og styrker leveransen

Automatisering har gjort det mulig for Ligo å jobbe mer strukturert og effektivt. Da en teamleder for lønn sluttet, valgte selskapet å reorganisere arbeidet i stedet for å ansette en ny.

– Når vi standardiserer prosessene inn mot teknologien, frigjøres kapasitet til å jobbe mer strukturert og med høyere kvalitetsier, Landsnes.

Dette har gitt bedre flyt i arbeidshverdagen, samtidig som kvaliteten på leveransene har økt.

Fra manuell føring til kontroll og oppfølging

Overgangen til et mer automatisert system har også endret rollen til regnskapsføreren. I stedet for manuell punching, handler arbeidet nå i større grad om kontroll og oppfølging.

– Regnskapsføreren slipper å taste inn data manuelt. De overvåker i stedet en motor som sjekker regelsett og historikk automatisk, og griper kun inn dersom systemet varsler om avvik. Det er slik man kan håndtere hundrevis av kunder uten å brenne ut de ansatte, sier Hogstad.

Samarbeidet med kundene har også blitt mer effektivt.

– Når en kunde har spørsmål, har både kunden og vi tilgang til de samme oppdaterte tallene i skyen med én gang, sier Landsnes.

For Ligo Regnskap har overgangen til en mer automatisert lønnshverdag ikke bare handlet om effektivisering, men om å bygge et system som støtter videre vekst. Teknologien gjør det enklere å håndtere nye kunder, samtidig som den gir bedre kontroll og forutsigbarhet i leveransene.

– For en nyetablert franchisetaker er det mye å sette seg inn i. Da er det en enorm fordel med et system som er så intuitivt at vi kan hjelpe dem i gang på en rask og effektiv måte.

stian hogstad

Produktsjef for Finago Payday

Hva som kjennetegner fremtidens lønnsarbeid

Ifølge Stian Hogstad vil utviklingen innen lønn og regnskap i økende grad handle om å samle systemer og forenkle arbeidshverdagen.

– Målet er å forenkle hverdagen, slik at bedrifter slipper å forholde seg til mange ulike systemer som ikke kommuniserer.

For regnskapsbyråer som Ligo betyr det å kunne bruke mer tid på rådgivning og verdiskapende arbeid – og mindre tid på manuelle oppgaver.