Timeføringsverkøy likt av alle

– Det er jo pain generelt å få kreative mennesker til å føre timer, forteller byråleder i Apriil Reklame, Susanne Svendsen.

Apriil er et nettverk av ulike selskaper som leverer tjenester innenfor reklame, design, PR, media, event og kongress. Selve reklamebyrået, Apriil Reklame, fusjonerte med Reklamekollektivet i løpet av våren 2023. Med på kjøpet fikk de Finago Busy, som Reklamekollektivet hadde brukt siden høsten 2022.

I likhet med mange andre reklamebyråer, hadde Apriil opplevd det som vanskelig å få ansatte til å loggføre timer. Da de byttet system var derfor viktig å finne noe som fungerte for alle. 

– Med Finago Busy har de kreative faktisk lyst til å bruke verktøyet. Det er veldig lett for dem å bare trekke en linje på tidslinjen. Man finner prosjektene veldig lett, og det er enkelt å komme i gang, forteller prosjektleder i byrået, Emilie Sørensen.

• Les mer om funksjoner i Finago Busy du kanskje ikke visste om.

Vi har designere hos oss som elsker Finago Busy, og som skryter veldig av Finago Busy, fordi det krever så lite å ta i bruk.

Emilie Sørensen

Prosjektleder i Apriil Reklame

Knirkefri fusjonering med hjelp av Finago Busy

Som en del av fusjoneringen av Apriil og Reklamekollektivet har Apriil Reklame – som det nye byrået også heter – omstrukturert en del gamle rutiner. De har blant annet blitt flere mennesker, men også laget nye team.

– Vi har blitt fem «pods», altså team med prosjektledere og ansatte, forteller Susanne.

Byrået har i prosessen hatt stort behov for oversikt, og opplever at Finago Busy gjør organiseringen enklere:‍

– Det å samle alle ansatte i ett system, få full kontroll på timefordelingen og organisere grupper har gitt oss mye bedre oversikt. Ofte opplever man redusert effektivitet i en overgangsfase, men akkurat der har Finago Busy gjort en stor forskjell for oss, sier hun.

– Oppstartsprosessen gikk utrolig fort

Det var Reklamekollektivet som oppdaget Finago Busy allerede i 2019. De tok imidlertid ikke verktøyet i bruk før i 2022, men derfra var oppstarten rask.

– Vi var faktisk litt usikre til å begynne med, så vi dobbeltførte, gjerne fra det programmet vi allerede brukte, forteller Emilie. 

Likevel tok det ikke lang tid før usikkerheten ga seg. Byrået dobbeltførte timer i omtrent to uker, før de gikk rett over til Finago Busy. Derfra tok de programvaren med seg inn i fusjoneringen med Apriil Reklame.

– Folk skal jo bli litt husvarme, tørre å bruke det og føle seg komfortable. Men den prosessen gikk utrolig fort, sier hun.‍

«Gamification» av timeregistreringen

Det Apriil Reklame liker aller best med Finago Busy er brukervennligheten og designet:

– Det er veldig intuitivt og føles nesten som “gamification” av timeføringen, noe som hjelper veldig for å motivere til å bruke det, sier Susanne.

Som prosjektleder setter Emilie stor pris på muligheten til å planlegge for flere personer samtidig og legge inn gjentakende hendelser. Hun trekker spesielt frem oppgavefunksjonen, som gir henne en tydelig oversikt over tiden som går med til ulike arbeidsoppgaver, og kalenderintegrasjonen, som automatisk synkroniserer kalenderavtaler inn i tidslinjen og gjør planleggingen enklere.

– Og for oss som på slutten av måneden skal se over ting og fakturere, så er vi integrert med Tripletex. Det fungerer veldig bra, og sparer oss for masse tid, sier Susanne.

Byrået har blitt så glad i Finago Busy at de ønsker å bruke verktøyet til så mye som mulig, og blir overrasket når det er funksjoner det ikke har.

– Vi synes alt er bra, vi vil bare ha mer. Kanskje fremtidens Finago Busy har større fokus på at man kan jobbe fra hvor som helst, og har enda bedre oversikt over hvor alle menneskene befinner seg, sier Susanne.‍

• Les mer om tips, triks og snarveier i Finago Busy.