Strømlinjeformer timeføringen med Finago Busy

Advania er et nordeuropeisk IT-selskap med avdelinger i Norge, Sverige, Danmark, Finland, Storbritannia og Island.

Mia Gretland er en del av prosjektgruppen i Advania Norge, og har sammen med resten av gruppen jobbet tett med prosessen rundt å ta i bruk timeregistreringen Finago  Busy. Hun forteller at valget på nytt timeføringssystem ble tatt etter en omfattende vurdering av en rekke ulike leverandører. Til slutt falt valget på Finago  Busy.

— Det viktigste for oss var brukeropplevelsen. Prosjektgruppen, bestående av nøkkelressurser fra hele organisasjonen, jobbet med å sikre brukerbehov på tvers av selskapet. Det skal være intuitivt og enkelt å registrere timer. Samtidig må verktøyet hjelpe oss med å effektivisere og forbedre arbeidsflyten i alle ledd. Det var Finago Busy som traff best på alle våre kriterier, og etter en helhetsvurdering ble det naturlig å velge dem, forteller hun. 

Mia Gretland forteller hvordan Finago Busy har forenklet hverdagen og arbeidsflyten i selskapet.

En enklere hverdag

Advania er en totalleverandør og leverer alt fra skytjenester, IT-sikkerhet, produkter og rådgivning til privat og offentlig sektor. I dag er det Advania Norge som bruker Finago  Busy på tvers av tjenestene sine, med 800 brukere i systemet, som alle er avhengige av full kontroll på kunder, timer og fakturering. 

— Tilbakemeldingen fra våre ansatte er at hverdagen er blitt både enklere og smidigere i Finago  Busy. Nå er det enkelt og lett å registrere timer og timeføring er blitt en mye mer naturlig del av hverdagen. 

Timeføringsverktøyet er såpass enkelt og intuitivt å bruke at de kun har gjennomført opplæring internt, slik at alle skal ha fått en innføring i hvordan Advania benytter Finago Busy sine standardfunksjoner. Systemet tunes hele tiden til å sikre god funksjonalitet og prosjektgruppen fra Advania får gode tilbakemeldinger i ny funksjonalitet som påløper. 

 Positive tilbakemeldinger

I Advania Norge har tilbakemeldingene etter implementeringen vært meget positive. Fra timeføring til godkjenning, har verktøyet bidratt til å standardisere og forenkle enkelte prosesser, og dermed økt effektiviteten på flere nivåer i selskapet.

— Vi hadde et mål før vi tok i bruk Finago Busy om å øke omsetningen på hver avdeling. Nå ser vi en positiv utvikling i trendene tilhørende både føring og kvalitet, forteller hun. 

I dag kan selskapet se en hyppigere oppdatering av timelister. De opplever også forbedring av både kvalitet og presisjon i timeføringen etter overgangen. 

Vi hadde et mål om å øke omsetningen på hver avdeling før vi tok i bruk Finago Busy. Nå ser vi en positiv utvikling i trendene tilhørende både føring og kvalitet.

Mia gretland

Del av prosjektgruppe, Advania Norge 

Gode API-integrasjoner avgjørende

I et stort IT-selskap som Advania er det avgjørende at alle de ulike systemene de bruker, snakker sammen. De har merket at Finago Busy har en styrke i sitt gode API: timeregistreringssystemet både mottar og sender timer, kunder og prosjekter til andre systemer, som regnskap og lønn.

Timer i Finago Busy danner grunnlag for lønn, som går inn i lønnssystemet og faktura til ERP. Dette sikrer en effektiv dataflyt gjennom hele organisasjonen, samtidig som det gir hver enkelt i Advania Norge verdifull innsikt ved at data enkelt kan behandles, forstås og leses direkte i systemet. 

For Advania blir det da enkelt å bruke Finago Busy som et sentralt verktøy for både timeregistrering og fakturering:

— Vi ser frem til at fullstendige API’er er 100% på plass, men hittil har vi fått til en sømløs og effektiv arbeidsflyt: alt henger sammen, og vi slipper systemer som ikke snakker sammen, forteller Gretland.

Vi får enkelt innsikt i både godkjente, fakturerte og avviste timer, noe som har gitt god innsikt til å kunne gjøre de nødvendige analysene rundt effekt og resultat av timeføringen.

Mia GRETLAND

Del av prosjektgruppe, Advania Norge 

Lyttende kundeservice

Samarbeidet mellom prosjektgruppen i Advania Norge og ansatte  i Finago Busy har vært svært positivt. Finago Busy er et godt produkt som fungerer som en standardløsning, men i en digital hverdag er det stadig behov for ny funksjonalitet og løsninger som er “levende”. 

Advania ser at et tett samarbeid med Finago Busy er helt avgjørende for å sikre et produkt som både dekker deres egne behov, og skaper verdi for andre kunder. Advanias innspill på verktøyet har blitt tatt videre til utviklingsplanen hos timeføringsverktøyet.

— Vi opplever at Finago har et stort fokus på å kontinuerlig utvikle løsningen, i tillegg opplever vi kundeservice som både løsningsorienterte og lyttende. For oss er dette en viktig suksessfaktor og noe vi er veldig fornøyd med, forteller Mia. 

Timeføringsverktøyet dekker behovene i markedet og utvikler seg med et sterkt fokus på brukeropplevelse, noe som gjør det enkelt å implementere og effektivt å bruke i en dynamisk arbeidshverdag.

Varm anbefaling 

Avslutningsvis er Advania Norge klar i sin anbefaling: De mener Finago Busy er en solid løsning for virksomheter som ønsker å forenkle og forbedre sin arbeidsflyt.

— Vi kan absolutt anbefale Finago Busy til andre som leter etter et intuitivt og brukervennlig timeføringssystem, sier Gretland på vegne av prosjektgruppen og Advania. 

Med et så stort fokus på kontinuerlig utvikling og lyttende kundeservice hos Busy, føler vi at våre behov og forventninger blir møtt på en tilfredsstillende måte.

Mia GRETLAND

Del av prosjektgruppe, Advania Norge