Tips om effektiv ferieplanlegging

Ferieavvikling i praksis

Ved ferieavvikling må virksomheten etablere en tydelig prosess for når arbeidstaker skal ta ut sin lovfestede ferie i tråd med ferieloven. Tidspunktet for ferien bestemmes av arbeidsgiver etter dialog med den ansatte. I praksis benyttes ofte interne systemer eller verktøy der ansatte kan søke om ferie for ønskede datoer. Som arbeidsgiver har du samtidig en plikt til å legge til rette for at arbeidstaker faktisk får avviklet ferien sin.

Lovpålagt ferie

Arbeidstaker har rett til minst 25 virkedager ferie per år, tilsvarende fire uker og én dag, i henhold til ferieloven. Mange virksomheter har imidlertid tariffavtaler eller lokale avtaler som gir rett til fem ukers ferie. Av den lovpålagte ferien kan arbeidstaker kreve å få avviklet tre sammenhengende uker i hovedferieperioden, som er fra 1. juni til 30. september. 

Dersom hele ferien ikke tas ut i løpet av ferieåret, kan inntil 12 feriedager overføres til neste år etter avtale. Det er ikke mulig for arbeidstaker å spare mer enn 12 dager. De kan som hovedregel heller ikke utbetales som lønn uten spesielle unntak. 

Krav på ferie for nyansatte

En nyansatt har på samme måte som andre ansatte rett til ferie, selv om vedkommende begynner i ny jobb i løpet av ferieåret. For å kunne kreve ferie hos ny arbeidsgiver, forutsettes det at full ferie ikke allerede er avviklet hos tidligere arbeidsgiver. For at arbeidsgiver skal kunne kreve at arbeidstaker tar ferie, må de ha opptjent feriepenger i foregående år hos nåværende eller tidligere arbeidsgiver. 

Dersom arbeidstaker starter senest 30. september i ferieåret, har de rett til full ferie på 25 virkedager innen utløpet av samme år. Starter de innen 15. august, har de i tillegg rett til tre sammenhengende uker ferie i hovedferieperioden. Men hvis tiltredelsen skjer etter 30. september, har arbeidstaker kun krav på minimum én ukes ferie i ferieåret.

Med lønnssystem fra Finago kan du enkelt håndtere både lønn og feriepenger. Ta kontakt med en av våre rådgivere nedenfor for mer informasjon.

Systematisk ferieplanlegging

Når ferieavviklingen skal planlegges, er det viktig at du som arbeidsgiver organiserer ferien på en måte som ivaretar både drift og leveranser. Dette forutsetter god bemanningsplanlegging, der man tar høyde for overlapp mellom ansatte, kritiske funksjoner og behov for eventuelle vikarer i ferieperioden. Tenk godt over når enkelte personer går på ferie, og om det er noen i virksomheten som håndterer deres oppgaver ved behov. Det er nødvendigvis ikke like viktig å tenke over i fellesferien som vanligvis er de tre siste ukene i juli, da de fleste bedrifter stenger eller har redusert drift.

Uansett er det smart med tidlig planlegging for å unngå kapasitetsutfordringer. Ved å fastsette tydelige frister for når ferieønsker meldes inn, og sikre god dialog med ansatte, får virksomheten din bedre forutsetninger for å fordele ferien på en hensiktsmessig måte. Ta i bruk faste rutiner og egnede verktøy for ferieoversikt som gir deg forutsigbarhet, bedre ressursstyring og redusert risiko for vanlige fallgruver i ferieperioden. 

Vanlige feil ved ferieplanlegging

En vanlig utfordring mange arbeidsgivere møter, er sen avklaring av ferieavvikling. Når ferie ikke planlegges i god tid, kan det føre til underbemanning, økt belastning på ansatte som er på jobb, eller svekket leveranseevne. 

Ulik praksis mellom avdelinger eller ledere kan også skape uklarhet og opplevelse av urettferdighet blant ansatte. Manglende dokumentasjon eller fravær av faste rutiner for godkjenning og registrering av ferie gjør det dessuten vanskelig å sikre etterlevelse av ferieloven og å ha tilstrekkelig oversikt ved behov for kontroll eller oppfølging.

Dermed lønner det seg med god ferieplanlegging for å sikre god drift, rettferdig behandling av ansatte og oppfylle kravene basert på ferieloven, samtidig som virksomheten opprettholder kvalitet og effektivitet gjennom hele ferieperioden. 

God ferieplanlegging gir bedre drift

God ferieplanlegging handler om mer enn å oppfylle lovens krav. Med tydelige rutiner, god dialog med ansatte og egnede verktøy for ferieoversikt, legger du til rette for rettferdig behandling, bedre ressursstyring og en trygg drift gjennom hele året. Når ferie planlegges og avklares i god tid, reduseres risikoen for underbemanning, misforståelser og unødvendig stress.