Tiden mot sommerferien går fort, og det er mye som skal planlegges. Når ansatte skal ha ferie i sommer, betyr det mindre bemanning og større krav til planlegging. Her får du tips til hvordan god planlegging kan gjøre ferieavviklingen sømløs.

Ferieplanlegging for ansatte i sommer

For de fleste arbeidsgivere er sommeren årets mest krevende periode å koordinere. Uansett størrelse på bedriften din, krever sommerferien god planlegging. Jo tidligere planleggingen starter, desto enklere blir det å håndtere sommerperioden.

Mange ender opp med å vente for lenge og må løse uforutsette situasjoner og konflikter i siste liten. Det kan koste bedriften dyrt i form av tid, frustrasjon og kan gå ut over både ansatte og kunder.

Mange virksomheter holder fortsatt drift gjennom sommeren. Det betyr at det er viktig å sørge for nok folk på jobb for å kunne håndtere arbeidsoppgaver som kommer inn. Selv om bedriften din stenger driften i fellesferien, så er det fremdeles mye som må koordineres både før og etter. I tillegg er det også ofte arbeidstakere som ønsker å ta ferie på andre tidspunkter.

 

Vanlige utfordringer med ferieplanlegging

Selv i små bedrifter kan ferieplanlegging by på utfordringer. Når flere ansatte ønsker ferie samtidig, kan det oppstå situasjoner som er krevende å løse. Det viktigste man kan gjøre er å være klar over hva som kan oppstå, slik at man er bedre rustet til å håndtere det.

Som arbeidsgiver skal man ta hensyn til ferieønsker, ferieloven og bemanningsbehov. Fellesferien kan gjøre bemanningen mer krevende, og det er lurt å være oppmerksom på at disse ukene ofte er ekstra vanskelige å bemanne.

Ferieønsker kan i tillegg komme sent, noe som gjør det ekstra vanskelig å legge opp til nok folk på jobb.

 

Hvordan planlegge sommerferien på jobben?

God planlegging av ferie starter med god oversikt. Du må vite hvem som ønsker ferie når, hvilke perioder som er mest kritiske for driften, og hvordan arbeidsoppgaver skal fordeles når folk har ferie.

Mange ledere prøver å holde oversikt over regneark, e-poster fra ansatte og kalendere. Det fungerer greit, helt til det ikke lenger gjør det. Når ferieønsker kommer inn fra flere ansatte samtidig, og du samtidig skal sørge for at driften går rundt, blir det fort rotete og tidkrevende.

En god strategi kan være at man som leder har tidlig dialog med ansatte rundt ferieplanlegging. På den måten kan man raskere få oversikt over hva man kan forvente og få bedre tid til å løse eventuelle utfordringer.

 

Ferieplanlegger for bedre oversikt

En god ferieplanlegger for bedriften trenger ikke være et eget system, det viktigste er at du samler all relevant informasjon på ett sted, slik at du alltid vet hvem som er tilgjengelig og hva som må dekkes opp.

Her kan digitale verktøy gjøre hverdagen enklere. Med løsninger som Finago Busy får du bedre oversikt over teamets kapasitet og hvem som er tilgjengelig. Det gjør det enklere å fordele oppgaver og planlegge arbeidet når flere ansatte er på ferie samtidig.

 

Hva sier loven om ferie?

Ferieloven setter klare rammer for hva både du og dine ansatte har krav på. Her er det viktigste du bør ha kontroll på:

  • Antall feriedager: Alle arbeidstakere har rett på 25 virkedager ferie per år. Mange tariffavtaler gir i tillegg en femte ferieuke.
  • Hovedferieperioden: 1. juni til 30. september er hovedferieperioden. I denne perioden kan ansatte kreve tre uker sammenhengende ferie.
  • Arbeidsgiver bestemmer, men med varsling: Det er arbeidsgiver som avgjør når ferien legges, men ansatte skal varsles senest to måneder i forveien.
  • Feriepenger: Feriepenger beregnes på grunnlag av inntekten fra foregående år og
  • utbetales normalt i forbindelse med ferien.
  • Ubrukt ferie: Ferie som ikke er avviklet innen årets slutt skal som hovedregel ikke overføres, men arbeidsgiver og arbeidstaker kan avtale å overføre inntil to uker.

For ytterligere regelverk og praktisk informasjon om ferie på arbeidsplassen, les her.

 

Slik lykkes du med ferieplanlegging i bedriften

Det å lykkes med planlegging av ferie på arbeidsplassen behøver ikke være så vanskelig om man sørger for å ta visse forholdsregler. Kommunikasjon med ansatte, samt gode rutiner tar deg langt.

For å sikre en sømløs ferieavvikling i sommer, kan det være lurt å gjøre følgende:

  • Start planleggingen av ferie i god tid
  • Samle inn ferieønsker fra ansatte tidlig
  • Sørg for god oversikt over ferieperioder
  • Planlegg bemanningen i tråd med arbeidsmengde
  • Bruk gode verktøy for bedre oversikt
  • Ta hensyn til både ansatte og drift

God planlegging gjør sommerperioden enklere for både ledere og ansatte. Med riktige verktøy får du bedre oversikt over bemanning, oppgaver og kapasitet gjennom hele sommeren.

Vil du se hvordan Finago kan hjelpe deg med å få bedre kontroll på timeregistrering, lønn og ressursplanlegging? Prøv gratis eller ta kontakt med oss, så finner vi den rette løsningen for deg.