Slik bruker du sommeren til å rydde opp i regnskapet

Sommeren er den perfekte tiden å ta et steg tilbake og se på hvordan bedriften din egentlig fungerer. For mange er tempoet litt roligere i juli og august, noe som gir deg en gyllen mulighet til å revidere rutinene, rydde opp i regnskapet og legge grunnlaget for en sterk høst. Vi guider deg gjennom hva du bør se på, og hvordan du gjør det enklere fremover.

Få kontroll på regnskapet før høsten

Å gå inn i høsten med ryddig regnskap er ikke bare behagelig, det er smart business. Med oversikt over tallene, kan du ta bedre beslutninger, unngå ubehagelige overraskelser og bruke tiden din på det som faktisk skaper verdi.

Sommeren er et naturlig tidspunkt for en slik gjennomgang. Halvåret er over, og du har et godt grunnlag for å se hvordan bedriften ligger an mot budsjettet. Er det avvik du bør ta tak i? Kunder som ikke har betalt? Kostnader som har krypet oppover uten at du har lagt merke til det?

Ta deg tid til å gå gjennom følgende:

• Utestående fakturaer: Har du kunder som skylder deg penger? Følg opp før ferien setter inn for alvor. Les våre 7 tips til gode fakturutiner.
• Halvårsstatus mot budsjett: Hvordan ligger du an? Er det kategorier der du bruker mer enn planlagt?
• Abonnementer og faste kostnader: Er det tjenester du betaler for, men ikke bruker? Sommeren er et godt tidspunkt å rydde opp.
• Bemanning og ferieavvikling: Regnskap og bemanning henger tettere sammen enn mange tror – ferieuttak påvirker lønn, feriepenger og likviditet. Har du kontroll på hvem som er på jobb når? Les vår guide til ferieplanlegging i sommer.

Hvordan føre regnskap når bilag og rutiner hoper seg opp

En av de vanligste utfordringene for små og mellomstore bedrifter er at bilag og kvitteringer hoper seg opp i perioder med høyt tempo. Plutselig sitter du med en bunke papirer og et halvår med ufullstendig bokføring.

Her er noen enkle grep på å føre regnskap en best mulig måte

• Samle alt på ett sted: Gå gjennom e-post, fysiske kvitteringer, bankutskrifter og kortutskrifter. Sorter bilag etter dato og kategori. Jo mer systematisk du gjør dette, jo raskere går resten.

• Prioriter de viktigste postene først: Start med fakturering og innbetalinger, da dette påvirker likviditeten direkte. Deretter tar du leverandørfakturaer og driftsutgifter.

• Sett opp faste rutiner fremover: Bestem deg for å bokføre løpende, for eksempel en gang i uken. Det tar mye kortere tid å holde seg ajour enn å ta igjen det som har hopet seg opp.

• Automatiser der du kan: Moderne regnskapssystemer kan hente fakturaer automatisk, foreslå kontoer og bokføre uten at du trenger å gjøre det manuelt. Det sparer tid og reduserer feil.

Hvordan lese regnskap og bruke tallene aktivt

Mange bedriftseiere vet at de bør følge med på regnskapet, men vet ikke helt hva de skal se etter. Her er en rask guide til de viktigste tallene og hva de forteller deg.

• Resultatregnskap: Viser inntekter minus kostnader i en periode. Gir deg svar på om bedriften tjener penger. Se spesielt på bruttomarginen (inntekter minus direkte kostnader) og driftsresultatet.
• Balansen: Et øyeblikksbilde av hva bedriften eier og skylder. Hva er egenkapitalen? Har du nok likviditet til å dekke kortsiktig gjeld?
• Kontantstrøm: Penger inn og ut av bedriften. En bedrift kan vise overskudd på papiret og likevel gå tom for penger – kontantstrømrapporten forteller deg om du faktisk har råd til å drive videre.

Nøkkeltall å følge med på:

• Likviditetsgrad (evne til å betale løpende forpliktelser)
• Driftsmargin (driftsresultat i prosent av omsetning)
• Debitordager (hvor raskt kundene betaler)

Bruk tallene aktivt, og ikke bare som en rapporteringsøvelse. Hva forteller regnskapet om hvordan bedriften egentlig presterer? Er det prosjekter eller kunder som er mer lønnsomme enn andre?

Med Finago Office får du dashboards og rapporter som gjør det enkelt å holde oversikt, uten å drukne i tall.

Regnskap for bedrifter: Rutiner som bør gjennomgås jevnlig

Gode regnskapsrutiner handler ikke om å gjøre alt på én gang, men om å etablere faste rutiner som fungerer i hverdagen. Under finner du en enkel sjekkliste på hvilke rutiner du bør ha.

Ukentlig:

• Registrere og godkjenne innkommende fakturaer
• Følge opp forfalte krav
• Bokføre utgifter og kvitteringer

Månedlig:

• Avstemme bankkonto mot regnskapet
• Sjekke status på utestående krav og gjeld
• Gjennomgå resultat mot budsjett
• Sende påminnelser til kunder som ikke har betalt

Kvartalsvis:

• Gjennomgang av budsjett og prognoser
• Vurdere om du er på riktig spor mot årets mål
• Rapportering til styre/eiere (hvis aktuelt)

Årlig:

• Avslutning og årsregnskap
• Vurdere budsjett for kommende år
• Gjennomgå forsikringer, avtaler og abonnementer

Gode rutiner er halvparten av jobben. Den andre halvparten er å ha et system som støtter deg, ikke at du bruker tid på å jobbe rundt.

Tegn på at du trenger hjelp med regnskap

Noen ganger er utfordringen ikke vilje, men kapasitet. Her er tegn på at det kan være på tide å se på bedre verktøy eller mer støtte:

• Du vet ikke hva bedriften tjener fra måned til måned
• Bilag og fakturaer hoper seg opp fordi du ikke rekker å følge opp
• Du bruker mange timer i måneden på manuelt regnskapsarbeid
• Du er usikker på om du har råd til en ny investering eller ansettelse
• Du oppdager feil i regnskapet som går tilbake i tid
• Regnskapsføreren din må stadig purre på dokumentasjon fra deg

Kjenner du deg igjen i ett eller flere av disse punktene? Da er det et tegn på at rutinene trenger et løft og at riktig verktøy kan gjøre en stor forskjell.

Slik gjør du regnskapet enklere fremover

Det finnes ikke én universell løsning, men noen grep gjelder for de fleste:

• Velg system som automatiserer det rutinepregede: Jo mer som skjer automatisk: bilagsbehandling, bokføring, timeregistrering, jo mer tid får du til det som faktisk krever din oppmerksomhet.
• Sørg for god integrasjon mellom systemer: Hvis time- og prosjektsystemet ditt ikke snakker med regnskapssystemet, bruker du unødvendig tid på dobbeltarbeid. Et godt integrert oppsett gir deg bedre oversikt og færre feil.
• Involver de riktige menneskene: Sett av tid til å lære opp dem som skal bruke systemene. En god løsning som ingen bruker riktig, er ikke en god løsning.
• Evaluer og juster: Ingen rutine er perfekt fra dag én. Sett av tid til å evaluere hva som fungerer og hva som ikke gjør det og juster deretter.

Finago tilbyr både Finago Busy for smidig timeregistrering og prosjektstyring, og Finago Office for komplett regnskaps- og økonomiforvaltning. Systemene integreres sømløst og vokser med bedriften din, enten du er en liten konsulentbedrift eller et voksende byrå.