I løpet av fellesferien er mange på jobb borte samtidig, men utbetaling av lønn er fortsatt nødt til å bli gjort. Når nøkkelpersoner er borte, øker risikoen for feil og forsinkelser. Med litt planlegging og gode systemer på plass kan du likevel sikre en smidig lønnsprosess gjennom hele ferietiden. Her er fem konkrete tips som hjelper deg å holde kontrollen, selv når bemanningen er redusert.

Start forberedelsene tidlig

Sommeren nærmer seg raskt, og tiden som var satt av til ferieplanlegging kan fort forsvinne. Når juli kommer, er mange kollegaer på ferie – sannsynligvis inkludert deg selv. Bruk derfor mai og juni til å gjennomgå ferielister, avklare hvem som har ansvar for lønnsgodkjenning i fellesferien, og sikre at utbetalingene går som normalt.

 

Få feriepengene riktig

Feriepenger er et område der det er lett å gjøre feil. Forskjellen mellom opptjeningsår og utbetalingsår kan være uklar, og regelverket varierer med alder, tariffavtaler og om ansatte har byttet jobb i løpet av året. Manuelle beregninger øker risikoen for feil som kan være tidkrevende å rette. Med et lønnssystem som Finago Payday automatiseres feriepengberegningen og reduserer unødvendig risiko.

 

Sørg for at lønn kan kjøres når du er borte

I løpet av sommeren er det ikke uvanlig å ha vikarer eller en annen ansatt som håndterer lønn, da det i mange bedrifter er en person som pleier å eie lønnskjøringen. Det er viktig å sørge for at de som skal kjøre lønn har alt av tilganger, rutiner og oversikten de trenger tilgjengelig. Hvis du er borte på ferie mens lønnen skal utbetales, anbefaler vi å planlegge bemanning til å håndtere nødvendige oppgaver.

Avtal en gjennomgang med den ansvarlige i forkant, og dokumenter de viktigste stegene i lønnskjøringen slik at de er lett tilgjengelige. En testkjøring i forkant kan også være nyttig. Skybaserte løsninger som gjør det mulig for flere å samarbeide om lønn, bidrar til en enklere og tryggere overgang.

 

Automatiser mest mulig

Se på hvilke steg i lønnskjøringen som fortsatt krever manuell inntasting eller dobbeltsjekking, og vurder om noen av dem kan automatiseres. Det kan handle om alt fra beregning av tillegg og trekk til overføring av data mellom systemer. Jo færre manuelle ledd, desto mindre sjanse for at noe glipper. Desto mer tid får du til å håndtere det som faktisk krever menneskelig vurdering.

 

Bruk august til en liten fot i bakken

Når alle er tilbake og hverdagen starter opp igjen, er det et perfekt tidspunkt å se om dagens lønnssystem er optimalt. Dersom sommeren avslørte at dagens rutiner eller systemer skaper unødvendig arbeid, er høsten et naturlig tidspunkt å vurdere alternativer. Et moderne lønnssystem som automatiserer mer av prosessen og gir bedre oversikt, kan gjøre både neste sommer og resten av året til en bedre opplevelse.

 

Kom i gang med Finago i dag