Effektiv økonomistyring handler om mer enn god oversikt. Det kreves nøyaktig og korrekt bokføring i hver fase av prosessen. For mange organisasjoner er kontering fortsatt en tidskrevende og manuell oppgave som stjeler kapasitet fra verdiskapende arbeid. Når fakturaer inneholder flere varelinjer og ulike kostnadstyper, øker kompleksitet og risiko for feil vokser.
Hva betyr kontering?
Kontering handler om å plassere en transaksjon på riktig konto i regnskapet. Formålet er å sørge for at tallene blir bokført korrekt, så rapporteringen er til å stole på og gir et godt grunnlag for styring og analyse. Riktig kontering gjør det mulig å utarbeide presise rapporter, analyser og kostnader og levere på kravene som myndighetene stiller. Det er også avgjørende når virksomheten ønsker å se utviklingen over tid, sammenligne prosjekter eller gjøre mer avanserte analyser. Uten korrekt kontering blir tallene fort misvisende, som kan være utfordrende å se hvor ressursene faktisk brukes.
Utfordringen med manuelle prosesser
I mange organisasjoner foregår kontering fortsatt som en manuell prosess. Det betyr at økonomi- og regnskapspersonell må gå gjennom hver faktura og vurdere hvilken konto den hører hjemme på. For enkelte leverandører kan dette være en enkel prosess, men ofte inneholder en faktura flere varelinjer som skal konteres på ulike kontoer. Da blir det en mer omfattende prosess.
Manuell kontering medfører ikke bare økt tidsbruk, men også større feilmargin. Feilføring kan være vanskelig å avdekke, og det kan ta lang tid å rette opp i etterkant. Samtidig kan virksomheter som vokser raskt oppleve at manuell bokføring rett og slett ikke skalerer. Det blir stadig flere bilag å ta stilling til, og prosessen tar ressurser fra arbeid som kunne gitt større verdi. Den totale arbeidsmengden øker, men innsikten blir ikke nødvendigvis bedre.
Automatisering på linjenivå
Automatisk kontering på linjenivå innebærer at systemet foreslår riktig konto, dimensjoner og MVA-behandling for hver enkelt varelinje på faktura. I stedet for at en leverandør automatisk knyttes til en standardkonto, kan hver varelinje behandles individuelt, basert på informasjon om produkt, kategori og historikk.
Dette gir en mer presis føring enn generelle regler. Dersom en faktura inneholder både IT-utstyr, programvare og konsulenttjenester, vil hver varelinje bli knyttet til riktig konto uten at noen må gjøre jobben manuelt. På denne måten blir kostnadsfordelingen riktig helt fra starten av, og organisasjonen slipper å korrigere i etterkant. Det gir flere fordeler:
- Som bruker slipper du å gå gjennom alt selv, du får konsistent bokføring basert på dine faktiske kjøp.
- Regnskapet blir mer detaljert.
- Prosessen blir kortere, tryggere og mer effektiv.
- Kvaliteten på datagrunnlaget øker.
Tydelige gevinster
En av de mest åpenbare fordelene med automatisk kontering er tidsbesparelser. Det tar mindre tid å håndtere fakturaer, og prosessen blir mer forutsigbar og repeterbar. Den reduserte risikoen for feil betyr at regnskapskvaliteten styrkes, og virksomheten kan stole på tallene som ligger til grunn for rapportering og analyse. Når kostnader splittes riktig mellom ulike kontoer og prosjekter allerede ved bokføring, blir det også enklere å følge opp budsjetter, sammenligne perioder og identifisere avvik.
Dette gir et bedre styringsgrunnlag. Samtidig frigjør det kapasitet til mer verdiskapende arbeid, som analyser og rådgivning. For regnskapsførere kan dette bety muligheten til å jobbe mer proaktivt, følge opp kundene tettere og bidra til bedre beslutninger.
Kontering av faktura
Fakturering er en av de mest grunnleggende, men også repetitive prosessene innenfor regnskap. Når kontering av faktura automatiseres ned på linjenivå, blir det langt enklere å håndtere bilag – både i volum og detaljer. I stedet for å vurdere hver linje separat kan systemet ta stilling til hvilken konto som er riktig, og foreslå føringer som kan godkjennes med et klikk.
Ressurser for å møte regnskapsplikten
Det finnes flere ressurser og verktøy tilgjengelig for å hjelpe bedrifter med å møte regnskapsplikten. En regnskapsfører eller regnskapsbyrå kan være en verdifull ressurs for å sikre riktig regnskapsføring og rapportering.
Det er også mulig å benytte regnskapsprogramvare som forenkler og automatiserer regnskapsprosessen. Dette kan bidra til å redusere feil og effektivisere arbeidet med regnskapet.
Videre kan det være nyttig å delta på kurs eller seminarer om regnskapsføring for å holde seg oppdatert på endringer i regelverket og få mer kunnskap om hvordan man kan møte regnskapsplikten på best mulig måte.
