Veiledning til arbeidsgivers ansvar og plikter

Som arbeidsgiver har man en rekke ansvar og plikter. Mens mange plikter håndteres som en naturlig del av hverdagen, er det også krav og forpliktelser som lett kan gå under radaren. I denne guiden får du en oversikt over arbeidsgivers viktigste ansvar og plikter overfor arbeidstakere.

Hva er en arbeidsgiver?

Betydningen ligger mye i ordet selv, men en arbeidsgiver er kort sagt en som har en eller flere personer ansatte til å utføre arbeid mot lønn. En arbeidsgiver kan være et aksjeselskap, et enkeltpersonforetak, en offentlig etat eller en privatperson som har ansatt hjelp.

Arbeidsgiverbegrepet er definert i arbeidsmiljøloven, og med rollen følger derfor en rekke lovpålagte plikter og ansvar.

Arbeidsgivers plikter overfor ansatte

Pliktene til en arbeidsgiver kan deles inn i tre hovedkategorier:

Arbeidsavtale og ansettelsesvilkår

Alle som er ansatt har krav på en skriftlig arbeidsavtale. En arbeidsavtale skal inneholde stillingstittel, arbeidstid, lønn og oppsigelsesfrister. Dette er ikke noe man kan velge, det er et krav som arbeidsmiljøloven fastslår.

Arbeidsavtalen bør også regulere andre forhold som prøvetid, eventuelle bonusordninger og taushetsplikt. Jo tydeligere avtalen er, desto mindre rom for misforståelser.

Lønn og arbeidsgiverforpliktelser

Arbeidsgiver plikter å betale lønn til avtalt tid, betale arbeidsgiveravgift, og sørge for at ansatte får de rettighetene de har krav på. Det inkluderer blant annet:

• Feriepenger: Beregnes som minimum 10,2 % av bruttolønn fra opptjeningsåret og utbetales vanligvis i juni, før ferie. Les mer om hva du må vite om feriepenger.
• Sykepenger: Arbeidsgiver dekker sykepenger de første 16 kalenderdagene. Deretter overtar NAV.
• Overtidsbetaling: Arbeid utover avtalt arbeidstid utløser krav på overtidstillegg.
• Pensjon: De fleste arbeidsgivere er pliktige til å ha obligatorisk tjenestepensjon (OTP) for sine ansatte. Les mer om hva OTP innebærer.
• Skattekort: Arbeidsgiver har ansvar for å hente og bruke korrekt skattekort for alle ansatte. Les mer om tabelltrekk og prosenttrekk.

Korrekt lønnshåndtering er en av de mest ressurskrevende oppgavene for mange arbeidsgivere. Med Finago Payday får du et komplett lønnssystem som sørger for at dine utbetalinger, feriepenger og arbeidsgiveravgift blir håndtert korrekt, hver gang.

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Som arbeidsgiver har du ansvar for at arbeidsplassen er trygg og at HMS-arbeid er på plass. For virksomheter med ansatte er det et krav om å gjennomføre risikovurderinger og dokumentere HMS-arbeidet i virksomheten. Arbeidstakere skal ha et trygt arbeidsmiljø som ivaretar helse og sikkerhet hos arbeidstakerne.

HMS-arbeidet skal være systematisk og løpende. Det innebærer blant annet å kartlegge fysiske og psykososiale risikoforhold, sørge for at ansatte har nødvendig opplæring, og at det finnes rutiner for å håndtere avvik. Virksomheter med mer enn 10 ansatte har i tillegg plikt til å ha et arbeidsmiljøutvalg (AMU).

Arbeidsgivers ansvar overfor myndighetene

I tillegg til sitt ansvar overfor ansatte har arbeidsgiver i tillegg et ansvar overfor myndighetene. Som arbeidsgiver må man rapportere til flere offentlige instanser. Blant disse finner man:

• Skatteetaten: Innrapportering av lønn via a-meldingen hver måned.
• NAV: Refusjon av sykepenger og oppfølging av sykemeldte.
• Arbeidstilsynet: Sørge for at arbeidsmiljøloven overholdes.

A-meldingen skal leveres innen den 5. i måneden etter lønnsutbetaling. Dersom den innehar feil eller forsinkelser kan det føre til gebyr.

Forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker

Forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er regulert gjennom arbeidsmiljøloven og den individuelle arbeidsavtalen. Arbeidsgiver har ansvar for lønn, sikkerhet og rammer. Arbeidstaker har ikke bare rettigheter, de har også plikter. Arbeidstaker skal utføre arbeidet som avtalt og følge de reglene som gjelder for virksomheten.

Det er derfor et gjensidig forhold der begge parter skal følge avtalte rammer. Det er derfor viktig at man som arbeidstaker er tydelig på å gi informasjon om avtalte rammer, også muntlig. Et ryddig og tydelig arbeidsforhold er til fordel for begge parter, og reduserer risikoen for konflikter og misforståelser.

Hvilke plikter har en arbeidsgiver ved oppsigelse av ansatte?

Oppsigelse er et av de områdene der lovverket er særlig strengt. Hvis en arbeidsgiver skal si opp en ansatt stilles det ganske strenge krav til prosess og hva man først skal forsøke.

Arbeidsgiver skal:

• Ha saklig grunn for oppsigelsen
• Gjennomføre drøftingsmøte med den ansatte
• Gi skriftlig oppsigelse med korrekt oppsigelsesfrist
• Overholde fortrinnsrett ved gjenansettelse

Brudd på disse reglene kan føre til at oppsigelsen regnes som ugyldig. Det er derfor svært viktig å handle i tråd med loven.

Når arbeidstaker sier opp

Også når den ansatte selv sier opp har du plikter du må følge som arbeidsgiver. Du må sørge for at oppsigelsesfristen overholdes, at lønn og feriepenger gjøres opp korrekt, og at eventuelle attester eller sluttdokumenter utleveres. Det regnes i tillegg som god praksis å gjennomføre en avslutningssamtale.

Hold oversikt over arbeidsgivers ansvar og plikter

Arbeidsgivers ansvar og plikter er omfattende, men fullt overkommelig med riktig kunnskap og gode verktøy. De viktigste punktene å ha kontroll på:

• Alle ansatte skal ha skriftlig arbeidsavtale
• Lønn, feriepenger og arbeidsgiveravgift skal beregnes korrekt
• HMS-arbeid skal dokumenteres systematisk
• A-meldingen leveres månedlig til Skatteetaten
• Oppsigelser krever saklig grunn og korrekt prosess

Et godt system gjør det enklere å holde oversikt over alt dette i hverdagen. Med Finago Office får regnskapsfører og virksomhet et felles grensesnitt som sikrer at lønn, rapportering og dokumentasjon alltid er i orden.