5 tegn på at bedriften bør bytte økonomisystem

De fleste bedrifter starter enkelt. Et regneark her, en mal der. Etter hvert som bedriften vokser, vokser også kravene til økonomistyringen. På et tidspunkt slutter de manuelle rutinene å holde tritt med resten av virksomheten. Denne artikkelen går gjennom tegnene på at det er på tide å bytte økonomisystem, og hva et mer helhetlig, integrert økonomisystem faktisk løser.

Hvorfor mange bedrifter starter i Excel

Excel er fleksibelt, kjent for de fleste, og koster ingenting ekstra. For en liten bedrift med få transaksjoner er det ofte nok. Problemet er at Excel ikke er bygget for å skalere. Jo flere ansatte, kunder og transaksjoner bedriften har, desto mer arbeid krever det å holde regnearkene oppdaterte og riktige. Et nettbasert økonomisystem oppdateres derimot automatisk og er tilgjengelig for alle som trenger det, uansett hvor de jobber fra.

For mange bedrifter blir det etterhvert vanskelig å holde styr i Excel og det er dermed aktuelt med et mer helhetlig regnskapssystem. Ofte merker man det sakte men sikkert, men under gir vi deg 5 tydelige tegn på at det er på tide å bytte system.

5 tegn på at bedriften har vokst ut av manuelle rutiner

Tegnene på at bedriften har vokst ut av gamle rutiner starter ofte gradvis, men blir etter hvert tydeligere. Dette er 5 tegn på at bedriften har vokst ut av rutinene sine:

• Tallene er utdaterte når rapporten er klar
• Flere personer jobber i ulike versjoner av samme fil
• Fakturering, lønn, timer og regnskap henger ikke godt nok sammen
• Det er vanskelig å få sanntidsinnsikt
• Økonomiavdelingen bruker for mye tid på kontroll og avstemming

Ved en eller flere av disse 5 tegnene kan det være lurt å se seg om etter et nytt økonomisystem.

Hva sanntidsoversikt faktisk betyr i økonomistyring

Sanntidsoversikt betyr at tallene i systemet stemmer med virkeligheten akkurat nå, ikke slik de så ut for tre uker siden. I praksis gir det tre konkrete fordeler:

• Bedre likviditetskontroll, fordi du vet hva som faktisk står på konto
• Raskere rapportering, fordi tallene ikke må samles inn manuelt først
• Mindre tid brukt på å sammenstille data fra flere kilder før et møte eller en beslutning

Uten sanntidsoversikt tar beslutninger utgangspunkt i gårsdagens tall. Med sanntidsoversikt tar de utgangspunkt i dagens. Dette er noe av grunnen til at stadig flere bedrifter går over til et nettbasert økonomisystem, der tallene oppdateres fortløpende uansett hvor du logger deg inn fra.

Fordelene med å samle regnskap, lønn og timer i samme økosystem

Når regnskap, lønn og timeføring ligger i separate systemer, må noen manuelt overføre informasjon mellom dem. Det tar tid, og det øker risikoen for feil. Samles alt i samme økosystem, flyter dataene automatisk mellom modulene i stedet. Dette er i praksis det et integrert økonomisystem gjør: det kobler sammen regnskap, lønn og timeføring slik at informasjonen ikke må overføres manuelt.

Det er dette et helhetlig, integrert økonomisystem som Finago er bygget for. Regnskapsprogrammet Finago Office håndterer bilag, fakturering og rapportering i sanntid. Lønnssystemet Finago Payday kobler lønn direkte til timeføring og prosjektdata. Timeføringsverktøyet Finago Busy sender timer rett til lønns- og fakturagrunnlaget. Løsningen er modulbasert, så bedriften kan bygge på etter hvert som behovet vokser, i stedet for å binde seg til én stor implementering.

Hvordan bytte system uten å gjøre alt på én gang

Et vanlig hinder for å bytte er tanken på at alt må skje samtidig. Det stemmer ikke. Bedriften kan starte med ett område, for eksempel regnskap eller lønn, og koble på flere moduler etter hvert som behovet melder seg.

Skal du bytte fra et annet system, er det verdt å planlegge overgangen i god tid og legge byttet til starten av en ny mva-periode. Vi har samlet konkrete råd for hvordan du bytter regnskapsprogram uten dobbeltføring, samt de vanligste fellene bedrifter går i under overgangen og hvordan man unngår dem.

Vi er opptatt av at flyten fra ett system til et annet skal gå så sømløst som mulig. Finago sine systemer er skalerbare, slik at man kan starte der man vil og heller legge til tjenester etter ønske. På denne måten blir det å bytte økonomisystem en mer flytende prosess.

Sjekkliste: Er bedriften klar for et mer helhetlig økonomisystem?

Bruk listen under til å vurdere om det er på tide å bytte:

• Bruker dere mer enn én time i uken på å rette feil i regnearkene?
• Er det uklart hvem som har den siste, riktige versjonen av et regneark?
• Må dere manuelt overføre timer eller lønnsdata mellom systemer?
• Er tallene ofte utdaterte når ledelsen skal ta en beslutning?
• Har bedriften vokst i antall ansatte eller kunder det siste året?

Svarer dere ja på tre eller flere av punktene, er det god grunn til å se nærmere på et mer helhetlig økonomisystem.