Importfält för Verifikationsjournal
Denna artikel tar upp hur import av verifikationsjournal går till i Finago Office.
Hur du importerar och använder importguiden kan du läsa om i denna artikel.
Var och vad?
Importen görs via Administration --> Import / Export --> Utökad CSV-import och typ av import är Verifikationsjournal.
Vad kan importeras?
- Ingående balanser (när detta inte görs via SIE-fil)
- Öppna poster, d.v.s. kund- och leverantörsreskontra
- Huvudbok
Viktigt att känna till
- För att kunna importera måste alla kolumner formateras som text i Excel-dokumentet och filen måste sparas som CSV (kommaavgränsad), annars löper du risken att data inte importeras korrekt till Finago Office.
- Momskoderna måste överensstämma med de momskoder (nummer) som hittas i Finago Office via Bokföring --> Administration --> Inställningar --> Momskoder.
- Verifikationer kan redigeras ( via Bokföring --> Bokföring) innan de bokförs, om inte Bokför direkt används.
- Innan själva importprocessen påbörjas, kommer du att få en översikt över den data som ska importeras.
- Om det finns både belopp i utländsk valuta och lokal valuta (inklusive valutakod) i importfilen, kommer importen att beräkna valutakursen mellan dessa två belopp istället för att använda valutakursen som är inställd i Finago Office.
- Om endast belopp i utländsk valuta (och valutakoden) finns tillgängligt kommer valutakursen som är inställd i Finago Office att användas för att beräkna det lokala beloppet.
- Om endast det lokala beloppet (och valutakoden) finns tillgängligt kommer valutakursen i Finago Office att användas för att beräkna det utländska beloppet.
- Om egna dimensioner har lagts till i ditt företag, kan även dessa importeras i verifikationsjournalen. Tänk på att namnet på den egendefinierade dimensionen måste anges som kolumnrubrik i importfilen för att systemet ska känna igen och hantera importen korrekt.
Kontroller som utförs genom "Kontrollera data":
- Bokföringskonto: Om det finns en konto där, måste du kontrollera om detta verkligen existerar. Om kontot ligger inom intervallet 1500 - 1529 eller 2400 - 2429, måste du ett kundnummer anges som ska kopplas till dessa konton.
- Kundnummer: Verifierar att det verkligen finns en registrerad kund med detta kundnummer.
- Projekt: Verifierar att projektet finns i systemet.
- Avdelning: Verifierar att avdelningen finns i systemet.
Övriga uppgifter kontrolleras inte automatiskt och måste granskas manuellt.
Det är viktigt att komma ihåg att välja 'Bokför direkt' när du importerar huvudboken med både transaktioner på 26** konton och momsnummer på radnivå.
Om du inte kryssar i rutan Bokför direkt, kommer systemet att räkna ut momsen baserat på nettobeloppet och lägga till den momslinje som redan finns i filen. Detta kan resultera i en dubbel momsberäkning.
Gör så här:
- Ordna filen så att den har rätt kolumnrubriker och data angiven på rätt sätt. Glöm inte att allt ska vara formaterat som text. Spara filen som CSV (kommaavgränsad).
- I Finago Office görs importen via Administration --> Import / Export --> Utökad CSV-import.
- Välj Verifikationsjournal som typ av import i importguiden och klicka Nästa.
- Här anges om du vill använda direktbokföring, hur kunderna ska matchas, hur egendefinierade dimensioner ska importeras, om Finago Office växelkurs (baserat på verfikationsdatum) ska användas samt om en avrundningspost ska skapas om journalen inte balanserar. Klicka sedan på Nästa.
- Välj filen du vill importera och kopiera sedan den till servern och klicka Nästa.
- Kontrollera att mappningen av kolumnerna i filen är korrekt, eventuellt ändra om något blivit fel, och när allt stämmer klicka på Nästa.
-
Kontrollera data. Om det finns fel i importfilen måste dessa korrigeras i filen för att sedan importeras på nytt. Om det inte finns några fel i importfilen, klicka på OK för att importera filen.
- Importera bunt. Gå sedan till Bokföring --> Bokföring genom att antingen klicka Ok i rutan som visas, eller genom att klicka Stäng och sedan Gå till Bokföring.
- I bokföringsvyn hittas importbunten i rutan längst uppe till höger. Klicka på bunten och sedan på Bokför. Datum för verifikationsjournalen bestäms utifrån verifikationsdatumet på den översta verifikationsraden.
Verifikationsjournal - obligatoriska fält |
|
| Importnamn | Förklaring |
| TransactionType | Numret för verifikationstypen hittar du under Bokföring > Administration > Inställningar > Verifikationstyper |
| TransactionNo | Verifikationsnummer |
| Date | Verifikationsdatum (i format DD.MM.ÅÅÅÅ) |
| Account | Konto (nr) |
| Amount | Belopp. Decimaltecknet kan vara antingen komma eller punkt. Krediten anges med ett minusbelopp. |
| VatCode | Momskod (nr) |
Momskoder
Dessa hittas i Finago Office via Bokföring --> Administration --> Inställningar --> Momskoder.
Verifikationsjournal – valfria fält |
|
| Importnamn | Förklaring |
| CustomerId | Kundnummer |
| BankAccount | Bankkontonummer |
| InvoiceNo | Fakturanummer |
| DueDate | Förfallodatum (i format DD.MM.ÅÅÅÅ) |
| Project | Projektnummer |
| Department | Avdelningsnummer |
| Period | Period (numret på perioden) |
| OCR | OCR-nummer |
| Comment | Kommentar |
| Currency | Valutakoden/ID:n hittar du under Bokföring > Administration > Inställningar > Valutor |
| ForeignAmount | Belopp i utländsk valuta. Decimaltecknet kan antingen vara en komma eller en punkt. Kredit anges med ett minusbelopp. |
Efter importen hittas importerad data via Rapporter eller via Bokföring --> Sök --> Verifikationer.