Kontrollera att allt är på plats innan du börjar. Se checklistan här.
Hur skapar du en order/faktura
Börja med att gå till fakturering i huvudmenyn, välj ordrehantering för att skapa en ny order.
Välj kund är ett obligatoriskt fält och måste fyllas i. När du väljer en kund här, hämtar systemet all information du har sparat om kunden i CRM och fyller i de andra fälten.
Uppgifter i CRM
I formuläret för ny order kan du lägga till vår referens och sedan söka efter alla anställda som är registrerade hos kunden, antingen de som har ett eget användarkonto eller de som finns upplagda i anställningslistan. Du kan även ange om ordern ska kopplas till ett projekt eller en avdelning längst ner i formuläret. För att kundreferensen ska hämtas automatiskt behöver personen vara upplagd som kontakt på kundkortet i CRM. När du klickar på förstoringsglaset i referensfältet visas då alla tillgängliga kontakter att välja mellan. Läs mer om hur du lägger till kontakter här.
För att få upp kundreferensen automatiskt måste de läggas till som kontakter på kundkortet i CRM. Då kommer den att hämta alla tillgängliga kontakter när du klickar på förstoringsglaset i referensfältet. Läs mer om hur man lägger till kontakter här.
Lägg till artiklar och produkter i ordern
För att kunna skapa en order eller faktura behöver du först lägga till en artikel. Klicka på Lägg till artikel och sök efter eller välj den produkt du vill använda. Om du ännu inte har skapat några produkter kan du läsa mer om hur du gör det här. När du har valt en artikel kan du vid behov justera uppgifter som antal, pris, levererat antal, produktnamn med mera. Det går även att lägga till rader utan kopplade produkter, men vi rekommenderar att du skapar produkter för att få bättre översikt och struktur i systemet.
Skicka faktura
När du har lagt till en faktura kan du välja om du vill se en förhandsvisning, ändra orderstatus samt om du vill skicka den. När du skickar fakturan kommer fakturan att bokföras och skickas till kunden. Fakturan följer standard distributionsflöde.
Skapa en order med valuta
För att kunna fakturera i en annan valuta måste valutan först läggas till i inställningarna för bokföring, de hittar du på Bokföring > Administration > Inställningar > Valutor. För att läsa mer om valutor, Tryck här.
Du bör även ställa in en standardvaluta, vilket du gör på kundkortet i CRM. Navigera till CRM >tryck på kunden du vill ställa in > ändra > inställningar
Om du har valt att valutakurser ska uppdateras automatiskt under Valutainställningar, kommer faktureringen nu att ta med detta i beräkningarna när du fakturerar. När en faktura får ett faktureringsdatum (t.ex. vid vanlig fakturering) kommer fakturamodulen nu att använda detta datum för att hämta rätt kurs för det valda datumet och använda denna kurs för att beräkna valutabeloppet i fakturan. Om valutainställningarna är konfigurerade för att INTE hämta valutakurser automatiskt blir även hanteringen av kurs i fakturan manuell.