Full koll på tid och resurser

Kort om PS Occasion

En kommunikation- och eventbyrå som brinner för hållbara upplevelser och produktioner. Genom att kombinera event, content och design hjälper PS Occasion företag att hantera kundernas affärsutmaningar och omvandla deras varumärken till engagerande upplevelser som väcker intresse. Med upp till 150 aktiva projekt och ett team på över 45 medarbetare levererar PS Occasion innovativa lösningar som engagerar och stärker varumärken

Utmaningar före Finago Busy

PS Occasion är en kommunikations- och eventbyrå som brinner för hållbara upplevelser och produktioner. Med innovativa lösningar som engagerar och stärker kundernas varumärken hjälper PS Occasion företag att skapa långsiktigt värde.

Innan PS Occasion implementerade Finago Busy hade de stora svårigheter med att få till en effektiv resursplanering i sitt tidigare system. Det fanns ofta en otydlighet kring hur många timmar som var budgeterade för varje projekt, vilket gjorde det svårt att följa upp resursanvändningen. Dessutom hade de behov av ett tidrapporteringssystem med ett öppet API som kunde integreras med deras befintliga ERP-system, vilket visade sig vara en utmaning att hitta på marknaden.

Efter en lång och noggrann research process, där flera alternativ övervägdes, fann PS Occasion Finago Busy– ett system som uppfyller alla deras krav i ett och samma verktyg. 

— Vi hade testat runt lite olika system och letade efter en lösning där tidrapportering och resursplanering gick hand i hand för att undvika dubbelarbete. Resursplaneringen var den viktigaste faktorn för mig, och Finago Busy levererade verkligen där. Dessutom var det det enda systemet som erbjöd integration till Maraton, vilket gjorde valet betydligt enklare, berättar Alexandra Friberg, Controller på PS Occasion. 

Implementeringen av Finago Busy har förändrat hur PS Occasion hanterar sin tidrapportering. Med ett tydligt och användarvänligt gränssnitt kan medarbetarna nu rapportera sin tid med enkelhet.

Det är faktiskt trevligt att tidrapportera i 24Busy. Med tydlig översikt över budgeterade timmar har vi fått bättre kontroll och kan planera i tid – även för nya projekt.

alexandra friberg

Controller, PS Occasion

Användarvänlighet och drag-and-drop-funktionen

En av de mest framträdande fördelarna med Finago Busy är dess användarvänlighet, vilket har varit avgörande för en smidig implementering. Friberg berättar:

— Systemet är väldigt lätt att använda, vilket var en av de främsta anledningarna till att vi valde Finago Busy. Drag-and-drop-funktionen har förenklat justeringar av timmar och schemaläggning. Nu är översikten är både enkel och tydlig.

En annan viktig funktion som underlättat arbetet för PS Occasions team är kalenderintegrationen. Eftersom många medarbetare arbetar direkt via sina kalendrar, har denna funktion effektivt minskat risken för dubbelarbete.

Sedan implementeringen av Finago Busy har PS Occasion sett en markant förbättring i sin förmåga att följa och kontrollera sina resurser. 

Med tidrapportering och resursplanering i Finago Busy har vi fått bättre översikt, följer budgeten tydligare och kan snabbare se om vi har ledig kapacitet eller behöver rekrytera.

alexandra friberg

Controller, PS Occasion

Friberg förklarar även hur budgetering av medarbetarnas tid har skapat en mer öppen dialog kring arbetsbelastning:

— För vissa kan tidrapportering upplevas som kontrollerande från arbetsgivarens sida, men genom att sätta en budget på medarbetarnas tid har jag märkt att det skapar en öppen dialog kring hur mycket man kan eller bör arbeta. Detta leder inte bara till mer realistisk planering, utan även till en bättre förståelse för de faktiska behoven.

Samarbetet med Finago

Genom ett nära samarbete med Finago har PS Occasion haft möjlighet att påverka systemets utveckling utifrån sina behov och utmaningar, vilket har stöttat deras verksamhet. Friberg berättar:

– Vi har haft ett tätt samarbete med Finago. De har varit lyhörda för våra utmaningar och snabbt svarat på våra behov. Många av de funktioner vi efterfrågat har implementerats, vilket gör att vi känner oss delaktiga i utvecklingen av systemet.