OPAK samlar all tidrapportering i ett system

OPAK är ett kunskapsföretag som erbjuder tvärdisciplinär rådgivning till bygg-, anläggnings- och fastighetsmarknaden. Koncernen består av över 130 anställda fördelade på kontor i Oslo, Bergen och Trondheim.

Företaget blev kund hos Finago Busy redan 2018, innan de senare gick över till både tidrapportering och projektfakturering – först med OPAK Bergen och Trondheim 2021 och därefter även med Oslo 2022.

– Mottagandet har varit väldigt bra, och de anställda har varit oerhört engagerade i att använda funktionaliteten. Vi upplever att det är enkelt att navigera i Finago Busy, säger Ingun Væringstad, ekonomidirektör för koncernen.

Ett nära samarbete

Ända sedan starten har samarbetet mellan Finago Busy och OPAK varit tätt, där de regelbundet har utbytt idéer för att skapa bästa möjliga arbetsflöde.

Under onboardingprocessen har vi haft möjlighet att identifiera eventuella brister och komma med förslag på funktionalitet som skulle förbättra vår användarupplevelse.

Ingun Væringstad

Ekonomidirektör i OPAK

Nära insyn i siffrorna

OPAK har en hög grad av autonomi, där projektledarna har stort ägarskap över sina projekt. Ingun berättar att företaget därför behöver effektiva kontrollverktyg – och inte bara för ledningen.

– Vi vill ha nära insyn i siffrorna, från ledningsgruppen ända ut till varje enskild projektledare. Tidigare hade vi vår ekonomiska information i tre olika system, men Finago Busy gjorde det möjligt för oss att samla all data i ett och samma system, säger hon och förklarar vidare:

– Nu kan en projektledare hos oss enkelt rapportera tid, följa sin egen omsättning i förhållande till budget, hålla koll på sin tidbank och skapa ordrar – allt i ett och samma system. Vi upplever att Finago Busy har en användarvänlighet som skapar bra arbetsflöde och snabb insikt, utan att det krävs omfattande utbildning.

Entusiastiska över funktionerna

Ekonomidirektören upplever att tidrapportering med kalendervy har tagits emot särskilt väl av de anställda i företaget. Många rapporterar också om en mer effektiv tidrapportering tack vare att Finago Busy synkroniseras med kalendern, och själv är Ingun en flitig användare av planeringsfunktionen.

– Planeringsverktyget ger en omedelbar överblick och låter dig göra korrigeringar samt granska detaljer på djupet. Om du har en administrativ funktion ger denna vy snabb insikt och god kontroll över uppföljningen av arbetade timmar, säger hon.

Ingun berättar dessutom att de använder budgeteringsfunktionen i Finago Busy i stor utsträckning. Avdelningscheferna skapar personliga budgetar för sina anställda, och flera projektledare tar fram budgetar för sina projekt för att hålla koll på nedlagd tid.

– Vi fokuserar också på att använda Finago Busy för orderhantering. Denna arbetsprocess hanteras av varje enskild projektledare, vilket är en utmaning när 130 personer ska skapa order för alla sina projekt under den första arbetsdagen. Vi har haft möjlighet att ge många synpunkter på utvecklingen av orderfunktionen, säger hon.

Fokuserar på kundupplevelsen

Även om Ingun anser att verktyget är bra, understryker hon att det är den nära relationen med systemleverantören som gör Finago Busy till ett helt unikt system för OPAK.

– Det handlar om kundupplevelsen. En god dialog och noggrann uppföljning från Finago Busy har varit avgörande för implementeringen av systemet, säger hon.

Hon uppskattar att det är lätt att komma i kontakt med nyckelpersoner hos Finago Busy och att hon har regelbunden dialog med både beslutsfattare och utvecklare. Särskilt lyfter hon fram Even Dalen på Finago Busy som en viktig kontaktperson och berättar att han har varit duktig på att klargöra behov och möjliga lösningar.

– Hittills har Finago Busy levererat i tid, varit öppna och ärliga samt gett oss realistiska förväntningar – något som vi upplever skiljer dem från många andra systemleverantörer.

– Det handlar om människorna, och där levererar ni, avslutar Ingun.