30% snabbare bokslut med Finago Office

First Hotels – Från splittrade system till samlad ekonomifunktion 

First Hotels är en hotellkedja med verksamhet i både Sverige och Norge. Med en affärsmodell som kombinerar både egen drift och franchiseverksamhet, är kraven på kontroll, rapportering och flexibilitet höga. Den centrala koncernen ansvarar för varumärke, ekonomi, affärsutveckling och systemstöd för samtliga enheter, men varje hotell driver sin egen ekonomi. Det ställer krav på ett ekonomisystem som både är skalbart och kan samordna olika bolag på ett enhetligt sätt.

— Vi har en decentraliserad struktur men med Finago Office kan vi arbeta i en gemensam plattform med enhetliga processer, berättar Sepideh Carlsson, CFO, First Hotels

Utmaningen: Från långsamma beslut till behov av datadrivet beslutstöd 

Tidigare brottades First Hotels med olika system, rutiner och begränsad överblick. Koncernövergripande uppföljning var svår, vilket innebar dubbelarbete, risk för fel långsamma bokslut och minskad möjlighet att fatta snabba beslut i en bransch där marginalerna är små och förändringstakten hög. Carlsson berättar:

— Innan vi införde Finago Office hanterade vi tio dotterbolag i olika system och saknade en gemensam struktur. Mycket tid gick åt till att manuellt samla in data och säkerställa att siffrorna stämde vilket gjorde det svårt att arbeta proaktivt och fatta snabba beslut.

Lösningen: En molnbaserad plattform som frigjorde tid och förenklade vardagen för hela kedjan

Med Finago Office har First Hotels fått ett system som stödjer både koncernens behov av rapportering och de enskilda hotellens vardag. Finago Office används bland annat för:

• Löpande bokföring 

• AI-baserad leverantörsfakturahantering

• Fullständig bankintegration och avstämning för in- och utbetalningar

• Kund- och leverantörsregister i CRM

• Månadsbokslut och momsdeklarationer

• Attestering, fakturering och betalningar

– Finago Office AI Assistant tolkar fakturorna vilket gör att jag endast behöver kontrollera dem innan de skickas vidare för attest. Det har förenklat min vardag enormt berättar Sofie Widenroth, Redovisningsekonom på First Hotels. 

Systemet är helt molnbaserat, vilket ger flexibilitet och direkt åtkomst till den senaste informationen, oavsett var användarna befinner sig. 

Med Finago Office har vi minskat tiden för månadsbokslut med upp till 30 %. Vi har gått från manuella processer och långsam rapportering till att ha full kontroll i realtid – vilket gör att vi kan agera snabbt i en bransch med små marginaler och högt tempo.

sepideh Carlsson

CFO, First Hotels

Från manuella rutiner till datadriven kontroll i hela hotellkedjan

Resultaten är tydliga. First Hotels har skapat en effektivare arbetsvardag där man frigjort tid för analys, strategiarbete och kontroll. Samtidigt har datakvaliteten i rapporteringen ökat markant.

– Automatisering och AI har gjort att vi arbetar snabbare, mer datadrivet och med högre träffsäkerhet, berättar Carlsson. 

– Tidigare låg kunddata i Excel och avtal i separata mappar. Nu har vi allt samlat i Finago Office CRM-modul, vilket sparar tid, minskar misstag och förbättrar samarbetet, berättar Widenroth. 

Med CRM-modulen har vi fått en tydligare överblick nu har allt samlat på ett och samma ställe. Tidigare använde vi Excel för kontaktuppgifter, avtalen låg någon annanstans, och information om nya tjänster eller ändringar kom utspridd via mejl.

Sofie widenroth

Redovisningsekonom, First Hotels

Smidig implementering i hela koncernen med dedikerat stöd

Implementeringen av Finago Office genomfördes smidigt i hela koncernen, mycket tack vare ett tydligt projektupplägg, utbildningsmaterial och god central koordinering. Trots att hotellverksamheten är spridd över två länder kunde alla enheter komma igång snabbt och strukturerat.

– Att ha en dedikerad kontaktperson som känner till vår uppsättning har varit ovärderligt.Vi har kunnat vända oss dit med frågor eller idéer om förbättringar, och fått konkret hjälp direkt, berättar Widenroth.

AI-funktionen i Finago Office hanterar våra leverantörsfakturor automatiskt, nu behöver jag bara granska och godkänna. Det har förenklat mitt arbete enormt, frigjort tid i teamet och bidragit till att vi minskat risken för fel.

Sofie widenroth

Redovisningsekonom, First Hotels