For å komme til innstillingene går du til Dashboard → Fakturering → Innstillinger → Generell
Neste ordrenummer
Her angir du hvilket ordrenummerserie du ønsker systemet skal benytte.
OBS: Det er ikke mulig å velge et ordrenummer som er lavere enn først angitt.
Vår referanse
Her velger du hvem som skal stå som Vår referanse på fakturaen. Du kan velge mellom den påloggede bruker eller eier av kunde (den som står som Eier av kunden i CRM).
Rabattberegning
I Ny fakturering kan du håndtere rabatter og priser på flere nivåer. Systemet støtter kunderabatter, rabattmatrise og produktprisgrupper, slik at prisene beregnes automatisk basert på oppsettet ditt.
Gå til Fakturering → Innstillinger → Generell → Se under Rabattberegning. Her kan du kan velge mellom Ingen, Kunde, Rabattmatrise, Rabattmatrise eller kunde og Produktprisgrupper.
“Ingen”
Betyr at den ikke tar hensyn til rabatter.
"Kunde"
Her kan du sette en fast rabatt knyttet direkte til en kunde i CRM. Rabatten trekkes automatisk fra når kunden faktureres. Dette brukes typisk når en kunde har en generell avtalt rabatt, for eksempel 10 % på alle kjøp. Dette settes under Innstillinger i kundekortet i CRM.
“Rabattmatrise"
Det vil si at rabattene blir beregnet ut fra rabattmatrise man har satt opp etter produktkategorier (søk på "Rabattmatrise" i menysøket).
“Rabattmatrise eller kunde”
søker først etter om det ligger noen rabattmatrise på kunden og velger i tilfelle den, og om man ikke har dette på kunden søker den opp den flate rabatten som man setter i Innstillinger-fanen på Kundekortet i CRM.
“Produktprisgrupper”
Denne tar hensyn til produktprisgrupper (søk på "Prispgrupper" i menysøket).
Når brukes hva?
Kunder → Når kunden har en generell prosentvis rabatt.
Rabattmatrise → Når rabatten avhenger av produkt, volum eller kundegruppe.
Produktprisgrupper → Når ulike kunder skal ha forskjellige faste priser på produkter.
Valg av løsning avhenger av hvor kompleks prisstrukturen er. Når oppsettet er gjort, vil rabatter og priser beregnes automatisk ved fakturering.
Fakturagebyr innstilling
Fakturagebyr er et tillegg som kan legges til fakturaen for å dekke administrative kostnader, for eksempel ved papirfaktura eller manuell behandling.
Gebyrbeløpet kan defineres ekskl. MVA, og det kan også settes en beløpsgrense slik at gebyret kun legges til dersom fakturabeløpet er under en angitt sum.
Fakturagebyr må være knyttet til et eget produkt som er opprettet i Produktmodulen. Her kan du også velge om produktet skal følge produktnavnet eller om den skal sette Fakturagebyr som produktnavn.
Hvordan vises det på faktura?
Fakturagebyret vises som en egen varelinje på fakturaen, med produktnavn og tekst slik det er definert i oppsettet.
Gebyrbeløpet inngår i fakturaens totalbeløp og behandles regnskapsmessig som ordinær omsetning basert på produktets kontooppsett.
Når brukes fakturagebyr?
Fakturagebyr brukes typisk når:
-
Det påløper administrative kostnader
-
Papirfaktura sendes
-
Små fakturabeløp skal belastes med gebyr
Det gir en automatisert og standardisert håndtering av gebyrer.
Periodisering
Periodisering betyr at inntekten fra en faktura fordeles over en bestemt periode, i stedet for å bli inntektsført i sin helhet på fakturadato.
Dette brukes når leveransen gjelder flere måneder eller en lengre periode, for eksempel husleie, serviceavtaler eller prosjektleveranser.
Under Innstillinger kan du definere:
-
Standard inntektskonto
-
Mellomregnings-/periodiseringskonto
Som standard brukes konto 2900 – Forskudd fra kunder som periodiseringskonto. Systemet fordeler deretter beløpet automatisk over valgt periode.
Når bør periodisering brukes?
Periodisering bør brukes når:
-
Inntekten gjelder en fremtidig periode
-
Leveransen skjer over tid
-
Regnskapet skal vise korrekt inntekt per periode
Dette sikrer at inntektene bokføres i riktig regnskapsperiode i henhold til god regnskapsskikk.
Slik periodiserer du en faktura
Aktiver periodisering på fakturaen under Periodisering
Angi periode (startdato og antall måneder). Her vil hele fakturaen periodiseres. Dersom du ønsker å kun periodisere produktlinjer angir du startdato og antall måneder under produktlinjen på Periodisering.
Betalingsinnstillinger
Her kan du velge om det skal være øreavrunding. Rund av til nærmeste tiøring (0,1), femtiøring (0,5) eller nærmeste krone (1), evt. velge ingen avrunding.
Betalingsmetode kan settes. F.eks. Kontant oppgjør eller Vipps.
Ordreinnstillinger
Under Ordreinnstillinger kan du sette en fast Fakturatekst samt velge hvilke ordrestatuser dere ønsker å benytte. Dersom dere f.eks. ikke har produksjon kan dere her velge å utelate den ordrestatusen Produksjon. Valgene reflekteres i løsningen ved at nedtrekk og filtrering ikke viser de statusene som er valgt bort.
De andre innstillingene har vi egne artikler på:
Logo
Her kan du laste opp din egen logo som du ønsker å ha med på faktura. Det er viktig at feltkoden <<Logo.image(60,25)>> ligger inne på fakturamalen eller ordremalen du benytter.
