Prosjektmodulen gir en oversikt over alle prosjekter som er registrert i klienten.
I Finago Office henger timeføring og prosjekt sammen, men det er også mange som utfører prosjektstyring uten å føre timer, men for å føre timer må de knyttes mot et prosjekt.
I prosjektmodulen får du mulighet til å holde oversikt over alle prosjektene gjennom overordnede rapporter eller ved prosjektstyring for hvert enkelt prosjekt. Ved å opprette et prosjekt får du muligheten til å planlegge fremdrift, delegere oppgaver, budsjettere på kontonivå, holde register over dokumenter og eposter, viderefakturere og som tidligere nevnt godkjenne og føre timer.
For å komme i gang i prosjektmodulen
Før du tar i bruk prosjektmodulen bør du sørge for at disse tingene er på plass:
- Tilganger i brukeradministrasjon
- Innstillinger
- Roller
- Prosjektoppgaver
- Arbeidstyper
Tilganger
For å kunne ta i bruk prosjektmodulen må du ha tilgang til prosjekt. Dette kan legges til i klientadministrasjonen med pakken “Prosjektstyring”. Prosjekttilgang vil også ligge under andre pakker som “Komplett” og “Økonomi og regnskap”.
Dersom det skal være mulig for en bruker å viderefakturere under prosjektene, må denne tilgangen også tildeles under brukeradministrasjon. Dette gjøres under “Tilpass tilgang”, utvide alternativene under prosjekt, huke av for “VIs faktureringsfanen i prosjekter” og lagre.
Hvordan få tilgang til alle prosjekter uten å være deltaker
Dersom du for eksempel er regnskapsfører eller administrator og kun trenger innsyn i prosjektene, kan du få tilgang til alle prosjekter uten å bli lagt til som deltaker i hvert enkelt prosjekt.
Tilgang til alle prosjekter
På rettighetsstyrte prosjekter må en bruker som hovedregel være lagt til som deltaker på prosjektet for å få tilgang. Dersom brukeren skal arbeide aktivt på prosjektet, skal vedkommende derfor legges til som deltaker på hvert enkelt prosjekt.
Hvis behovet derimot kun er innsyn eller oversikt, for eksempel for en regnskapsfører, finnes det en egen tilgang som kan aktiveres i Brukeradministrasjon.
Gå til:
Brukeradministrasjon → Personer → Velg bruker → Tilpass tilgang → Hovedpakken → Prosjekter
Aktiver deretter:
«Les/skriv for alle prosjekter (ikke anbefalt)»
Denne tilgangen gir brukeren mulighet til å åpne prosjekter uten å være lagt til som deltaker på hvert enkelt prosjekt.
Viktig: Tilgangen bør kun brukes når brukeren trenger innsyn og ikke skal utføre faktisk arbeid på rettighetsstyrte prosjekter. Dersom en bruker arbeider på et prosjekt uten å være registrert som deltaker, kan dette blant annet føre til feil i rapporteringen.