Gå til innhold
Norsk – Norge
Logg på
  • Det finnes ingen forslag fordi søkefeltet er tomt.

Automatisering i bilagsbehandling – Flyt og regler

Automatisering i bilagsbehandling lar deg opprette flyt og regler som automatisk behandler bilag basert på kriterier du definerer. Når et bilag oppfyller disse kriteriene, kan systemet for eksempel automatisk kontere bilaget, legge til godkjennere eller sette dimensjoner. Dette reduserer manuelt arbeid og gjør bilagsflyten mer effektiv.

Flyt og regler (flows) er automatiserte regler som håndterer bilag basert på bestemte betingelser. Når et bilag oppfyller kriteriene i en Flow, vil systemet automatisk utføre handlinger som for eksempel:

  • legge til godkjennere

  • sette konto

  • sette dokumenttype

  • legge til dimensjoner

  • stoppe bilaget for manuell kontroll

Du kan tenke på Flows som en digital assistent for bilagsbehandling som overvåker alle innkommende bilag og automatisk følger reglene du har satt opp.

Hvordan fungerer automatisering?

Hver automatisering består av tre deler:

1. Trigger

Triggeren bestemmer når automatiseringen skal kjøres.

En Flow kan trigges når:

  • OCR-analyse av et nytt bilag er fullført

  • et bilag lagres eller endres manuelt av en bruker

2. Betingelser

Betingelser bestemmer hvilke bilag regelen skal gjelde for.

Alle betingelser må være oppfylt for at automatiseringen skal kjøre.

3. Handlinger

Handlinger bestemmer hva systemet skal gjøre når betingelsene er oppfylt.

Slik oppretter du en automatisering

Steg 1 – Opprett ny automatisering

  1. Gå til Bilagsbehandling → Automatisering → Ny automatisering

Øverst i vinduet finner du:

  • Automatiseringen skal aktiveres
    Velg når automatiseringen skal kjøre, for eksempel Ved mottak av bilag.

  • Beskrivelse
    Skriv en kort beskrivelse av hva automatiseringen gjør.

  • Prioritet
    Bestemmer rekkefølgen automatiseringer kjøres i dersom flere regler gjelder samme bilag.

Velg hvordan automatiseringen skal trigges

I seksjonen Velg hvordan automasjonen skal trigges velger du kriterier som avgjør hvilke bilag regelen skal gjelde for.

Minst én trigger må velges.

Tilgjengelige triggere

Trigger Beskrivelse
Alle bilag Regelen gjelder alle bilag
Dokumenttype Faktura, kreditnota, kvittering osv
Leverandør / kunde Regelen gjelder bestemte leverandører eller kunder
Beløp Bilag innenfor bestemte beløp
Valuta Filtrerer på valuta
Dokumentinnhold (fritekst) Søker etter tekst i dokumentet
Kilde Hvor bilaget kommer fra (e-post, Peppol, opplasting osv.)
Konto Kredit- eller debetkonto
Godkjenner Om en bestemt person er satt som godkjenner
Dimensjon Prosjekt eller avdeling

Operatører

Når du velger en trigger kan du også velge hvordan den skal sammenlignes.

Eksempel på "Leverandør":

Operatør Forklaring
Er en av Verdien finnes i listen
Er ikke en av Verdien finnes ikke i listen

Hvilke operatører som er tilgjengelige avhenger av hvilken trigger du har valgt. Systemet tilbyr ulike sammenligninger for tall, tekst og felter der det kun skal kontrolleres om en verdi finnes eller ikke.

Operatører for tallverdier

Disse brukes når triggeren gjelder numeriske verdier, for eksempel beløp eller lokalt beløp.

  • Lik

  • Ikke lik

  • Større enn

  • Større enn eller lik

  • Mindre enn

  • Mindre enn eller lik

Eksempel:
Beløp større enn 50 000

Operatører for tekstverdier

Disse brukes når triggeren gjelder tekstfelter, for eksempel leverandør/kunde, dokumentinnhold, kilde eller lignende.

  • Lik

  • Ikke lik

  • Inneholder

  • Inneholder ikke

  • Starter med

  • Slutter med

  • Er en av

  • Er ikke en av

Eksempel:
Leverandør er en av Telenor, Telia
eller
Dokumentinnhold inneholder «abonnement»

Operatører for eksistenssjekk

Disse brukes når systemet kun skal kontrollere om et felt har en verdi eller ikke.

  • Finnes

  • Finnes ikke

Eksempel:
Prosjekt finnes ikke

Tilgjengelige handlinger

Når alle betingelser i en Flow er oppfylt, kan systemet utføre én eller flere handlinger automatisk - dette er en oversikt hva automatiseringen kan gjøre:

Handling Beskrivelse
Erstatt godkjennere Fjerner eksisterende godkjennere og setter nye
Legg til godkjennere Legger til godkjennere uten å fjerne eksisterende
Legg til prosjekteier Setter prosjekteier som godkjenner
Sett verdi Endrer ett bestemt felt på bilaget
Sett verdier Oppdaterer flere felt samtidig
Sett bilagstype Kategoriserer bilaget som faktura, kreditnota, kvittering osv.
Sett kontoer Setter hovedbokskonto(er) basert på CRM/oppsett
Fullfør innhenting Marker at datainnhenting er fullført (krever Smart Package)
Stopp flyt Stopper bilaget for manuell kontroll før videre behandling

Viktig å merke seg

  • Hvilke operatører du får opp, styres av hvilken trigger du velger.

  • Ikke alle triggere støtter alle operatører.

  • Alle betingelser i samme flyt må være oppfylt for at handlingene skal utføres.

Legg til flere triggere

Du kan kombinere flere kriterier ved å klikke Legg til trigger.

Alle kriterier må være oppfylt (AND-logikk).

Eksempel:

Leverandør = Telenor
OG
Beløp > 1000

Velg handlinger som skal utføres

Når kriteriene er oppfylt vil systemet utføre én eller flere handlinger.

Kontering

Her velger du hvilken konto systemet automatisk skal bruke.

Eksempel:

  • bruk standardkonto fra CRM

  • velg en spesifikk kostnadskonto

Dette gjør at bilag kan konteres automatisk.

Erstatt eller legg til godkjennere

Her kan du styre hvem som skal godkjenne bilaget.

Du kan:

  • erstatte eksisterende godkjennere

  • legge til nye godkjennere

  • legge til godkjennergrupper

Dimensjoner og kommentar

Her kan du legge til ekstra informasjon på bilaget.

Eksempler:

  • bokføringskommentar

  • prosjekt

  • avdeling

Dette gjør rapportering og oppfølging enklere.

Manuell kontroll før bokføring

Hvis du aktiverer Manuell kontroll før bokføring, vil bilaget stoppes for kontroll før det bokføres.

Dette brukes ofte når:

  • beløpet er høyt

  • leverandøren er ny

  • bilaget må kvalitetssikres

Eksempler på automatisering

Eksempel 1 – Automatisk kontering av telefonfaktura

Trigger:mermaid-diagram (2)

Leverandør = Telenor

Handling:

Kontering = Telefonkostnader

Resultat:

Alle fakturaer fra Telenor konteres automatisk.

Eksempel 2 – Ekstra godkjenning for store fakturaer

Trigger:

Dokumenttype = Inngående faktura
Beløp > 50 000

Handling:

Legg til godkjenner: CFO

Resultat:

Store fakturaer krever ekstra godkjenning.

Se flere eksempler i denne artikkelen,

Prioritet på automatisering

Automatiseringer har et prioritetsnummer der 1 er høyest prioritet.

Når flere regler gjelder samme bilag:

  1. Alle relevante regler kjøres

  2. Hvis to regler setter samme felt, vil regelen med høyest prioritet vinne

Dette gjør det mulig å lage:

  • generelle regler med lav prioritet

  • spesifikke unntak med høy prioritet

Når flere automatiseringer gjelder samme bilag: 

Flow prioritet 5 → kjøres først
Flow prioritet 3 → kjøres deretter
Flow prioritet 1 → kjøres sist (vinner)

Hvis to regler setter samme felt, vil regelen med høyest prioritet (lavest tall) gjelde.

 

Begrensninger

  • En Flow kjøres bare én gang per bilag

  • Automatisering kjøres ikke på bilag som allerede er bokført

  • Alle betingelser må være oppfylt

  • OR-logikk støttes ikke (opprett flere Flows)

Tips for gode automatiseringer

Start med enkle regler:

  1. Automatiser faste leverandører først

  2. Deretter automatiser standard kontoer

  3. Til slutt automatiser godkjenninger

Dette gir best kontroll over bilagsflyten.


Ofte stilte spørsmål - FAQ

Kan jeg teste en automatisering før den aktiveres?

Det finnes ingen egen testmodus. Du kan teste ved å lage en regel med begrensede kriterier eller i et testmiljø (demo).

Hvorfor kjørte ikke automatiseringen?

Kontroller at:

  • automatiseringen er aktiv

  • triggeren er utløst

  • alle betingelser er oppfylt

  • automatiseringen ikke allerede har kjørt på bilaget

Kan automatisering slette bilag?

Nei. Automatisering kan kun endre bilagsdata.

Kan jeg angre en automatisering?

Endringer fra automatisering fungerer som manuelle endringer. Du kan redigere bilaget manuelt etterpå så lenge triggeren ikke har bokført det.

Hva gjør “Stop Flow”?

Stop Flow stopper bilaget midlertidig i prosessen slik at det kan kontrolleres manuelt før videre behandling.