Praktiske eksempler i Automatisering

Begge bidrar til økt automatisering og mindre manuelt arbeid, men de har ulike formål:

• Flyter har to formål: å pre-populere / pre-kontere bilaget, og å lede bilaget videre i prosessen – til riktig godkjenner, regnskapsfører og videre til bokføring.

• Regler har ett formål: å pre-populere / pre-kontere bilaget basert på mønstre eller faste kriterier. I praksis betyr dette at regler sørger for riktige føringer, mens flyter sørger for både riktige føringer og riktig flyt gjennom arbeidsprosessen. I denne guiden finner du eksempler på både flyter og regler det kan være relevant for et stort antall selskaper å ha blant automatiseringene sine.

Eksempler på automatisering - flyt og regler

1. Automatisk kontering av telefonfaktura

Scenario

Alle fakturaer fra Telenor skal konteres automatisk på telefonkostnader.

Oppsett

Trigger

• Leverandør = Telenor

Handling

• Konto = 6990 Telefonkostnader

Resultat

Når en faktura fra Telenor mottas, konteres den automatisk på riktig konto.

Dette sparer tid og sikrer konsistent bokføring.

2. Ekstra godkjenning for store fakturaer

Scenario

Fakturaer over 50 000 kr skal godkjennes av økonomisjef.

Oppsett

Trigger

• Dokumenttype = Inngående faktura

• Beløp > 50 000

Handling

• Legg til godkjenner: CFO

Resultat

Store fakturaer krever automatisk ekstra godkjenning før bokføring.

3. Automatisk kontering basert på prosjekt

Scenario

Alle fakturaer tilknyttet et bestemt prosjekt skal få prosjektet automatisk satt.

Oppsett

Trigger

• Leverandør = ByggPartner

Handling

• Dimensjon = Prosjekt "Kontorbygg Oslo"

Resultat

Alle fakturaer fra leverandøren blir automatisk knyttet til riktig prosjekt.

4. Automatisk behandling av kvitteringer

Scenario

Kvitteringer fra mobilappen skal konteres som reisekostnader.

Oppsett

Trigger

• Kilde = Mobilapp

• Dokumenttype = Kvittering

Handling

• Konto = Reisekostnader

Resultat

Kvitteringer fra ansatte konteres automatisk.

Nedenfor viser diagrammet hvordan systemet vurderer en flyt

5. Stoppe bilag for manuell kontroll

Scenario

Bilag med høy verdi skal alltid kontrolleres manuelt.

Oppsett

Trigger

• Beløp > 100 000

Handling

• Stop Flow (manuell kontroll)

Resultat

Bilaget stoppes før godkjenning og må kontrolleres manuelt.

6. Automatisk godkjenning av faste leverandører

Scenario

Fakturaer fra faste leverandører skal godkjennes automatisk.

Oppsett

Trigger

• Leverandør = Husleie AS

Handling

• Legg til godkjenner: Regnskap

• Automatisk bokføring

Resultat

Rutinefakturaer behandles uten manuell håndtering.

7. Automatisk dimensjon basert på avdeling

Scenario

Alle bilag fra en bestemt leverandør skal knyttes til en avdeling.

Oppsett

Trigger

• Leverandør = IT Partner

Handling

• Dimensjon = Avdeling IT

Resultat

Kostnader blir automatisk riktig fordelt i regnskapet.

8. Automatisk kategorisering av dokumenttype

Scenario

Systemet skal kategorisere dokumenter automatisk.

Oppsett

Trigger

• OCR tekst inneholder "Kreditnota"

Handling

• Dokumenttype = Kreditnota

Resultat

Dokumentet blir riktig klassifisert uten manuell korrigering.

9. Automatisk håndtering av utenlandske fakturaer

Scenario

Fakturaer fra utlandet skal sendes til økonomisjef.

Oppsett

Trigger

• Leverandør land ≠ Norge

Handling

• Legg til godkjenner: CFO

Resultat

Utenlandske fakturaer får ekstra kontroll.

10. Automatisk kontering av abonnement

Scenario

Software-abonnementer skal bokføres automatisk.

Oppsett

Trigger

• Leverandør = Microsoft

• Leverandør = Adobe

Handling

• Konto = Programvare

Resultat

Programvarekostnader konteres automatisk.