Årsregnskapet – innhold, godkjenning og offentlig innlevering

Når årsregnskapet utarbeides som del av årsoppgjøret, er målet å lage et komplett offisielt regnskapsdokument for selskapet. Delene i et standard årsregnskap for et aksjeselskap er:

Resultatregnskap: Oppstilling av inntekter og kostnader gjennom året, som gir årets overskudd eller underskudd. I årsregnskapet er dette presentert på en standardisert måte etter regnskapslovens format – ofte med færre detaljer enn internregnskapet. For eksempel vil du typisk se en linje for “Sum driftsinntekter” i stedet for separate linjer for hver inntektskonto, og samleposter som “Varekostnad” og “Lønnskostnad” som slår sammen mange kontoer.
Balanse: Oversikt over hva bedriften eier (eiendeler), og hvordan eiendelene er finansiert (egenkapital fra eiere og gjeld til bank/leverandører), per 31. desember. Også denne er presentert med lovpålagte overskrifter og summeringer (f.eks. anleggsmidler vs. omløpsmidler, kortsiktig vs. langsiktig gjeld).
Noter til regnskapet: Tekst og tabeller som utdyper postene i resultat og balanse. En note kan forklare regnskapsprinsipper (alltid med i et AS-regnskap), gi detaljer om poster (f.eks. hvordan lån er sikret, hvor mye som er langsiktig vs. kortsiktig), eller opplyse om forhold som ikke vises direkte i tallene (f.eks. garantiforpliktelser, antall ansatte gjennom året, lønn til ledende personer, aksjeinformasjon). Hvilke noter som kreves, avhenger av selskapets størrelse og aktiviteter – men alle må ha med standardnoter som aksjekapital/aksjonærer og bekreftelse på anvendt regnskapsprinsipp.
Kontantstrømoppstilling: Denne viser hvordan kontanter og bank har endret seg gjennom året, fordelt på drift, investering og finansiering. Kun mellomstore og store foretak er pålagt å utarbeide kontantstrømoppstilling. Små aksjeselskaper er fritatt, så hvis selskapet ditt klassifiseres som “lite” (noe de fleste mindre bedrifter gjør), trenger du ikke levere dette. Når du bruker Finago, vil programmet automatisk hoppe over å lage kontantstrømoppstilling dersom dere er under tersklene for små foretak. (Terskelverdiene er bl.a. omsetning under ca 70 mill, balansesum under 35 mill, færre enn 50 ansatte – to av tre kriterier i to år på rad.)
Revisjonsberetning: Hvis selskapet har revisjonsplikt og har en revisor som har revidert regnskapet, skal revisor utstede en revisjonsberetning. Denne er et separat dokument der revisor bekrefter at regnskapet er gjennomgått og gir sin konklusjon (for de fleste vil det være en standard beretning uten merknader). Revisjonsberetningen skal følge med når du sender inn årsregnskapet. Merk: Har dere ikke revisor (små selskaper kan ofte velge det bort), så skal det heller ikke leveres noen revisjonsberetning.

Årsregnskapet i Finago: Når du har ferdigstilt skattemeldingen i modulen, er mye av grunnlaget for årsregnskapet klart. Programmet bruker de samme tallene til å lage resultat og balanse i korrekt format. Du trenger typisk ikke lage egne oppstillinger – du mapper kontoplanen til årsregnskapets poster underveis og så genereres rapporten automatisk. Systemet vil også:

Fylle inn fjorårstall i kolonnen for sammenligning, forutsatt at du har importert eller lagt inn fjorårets offisielle tall. Her er det viktig å dobbeltsjekke at fjorårskolonnen i årsregnskapet stemmer med det dere faktisk leverte året før. Finago har (eller får snart) støtte for å hente dette fra Brønnøysund. Hvis ikke, kan du manuelt legge inn sammenligningstall. Ikke stol blindt på tall fra fjorårets regnskapsmodul uten å kontrollere mot det innsendte regnskapet – det kan ha vært endringer som internregnskapet ikke reflekterte.
Automatisere noter: Programmet vil generere standard notetekster og talloppstillinger basert på regnskapet. Du vil få mulighet til å legge inn de nødvendige detaljene (for eksempel navn på aksjonærer i note om aksjekapital, eller forklare eventuelle endringer i regnskapsprinsipper). Gå gjennom alle noteforslagene og fyll inn eventuelle “XX” eller tomme felter. Ofte er det bare et par tall eller navn som mangler i standardnotene.

Generalforsamling og godkjenning: Årsregnskapet må ikke bare utarbeides, det må også godkjennes internt i selskapet før innsending. Prosessen er:

Styret vedtar årsregnskapet: Styret skal gjennomgå og signere det ferdige regnskapet. I praksis betyr det at når alt er klart (gjerne i løpet av våren), holdes et styremøte hvor årsregnskapet og eventuell årsberetning formelt godkjennes av styremedlemmene.
Generalforsamlingen fastsetter det: Innen utgangen av juni må selskapet holde ordinær generalforsamling der eierne (aksjonærene) formelt fastsetter årsregnskapet og beslutter hva som gjøres med overskudd/underskudd (disponering av resultatet, f.eks. utbytte). Generalforsamlingen dokumenteres i en protokoll som skal signeres av møteleder og minst én aksjonær (eller hele styret, avhengig av om dere har forenklet metode).
Revisors rolle: Hvis dere har revisor, skal revisor ferdigstille revisjonen før generalforsamlingen. Revisor daterer sin beretning samme dag som styret vedtar regnskapet, og eierne kan så fastsette regnskapet i generalforsamlingen med revisorberetningen i hånd.

Innsending og offentliggjøring: Når generalforsamlingen har godkjent regnskapet, er det klart for innsending til Brønnøysundregistrene. Fristen for innsending er 31. juli året etter regnskapsåret. Innsending skjer elektronisk via Altinn fra årsoppgjørsprogrammet eller via Regnskapsregisterets portal. Sammen med årsregnskapet (resultat, balanse, noter) skal du laste opp generalforsamlingsprotokollen (og revisjonsberetning hvis du har revisor). Når Regnskapsregisteret mottar og godkjenner innsendelsen, blir årsregnskapet ditt publisert offentlig.

Hvorfor alt dette styret? Fordi årsregnskapet er bedriftens økonomiske ansikt utad. Alle som vil, kan slå opp tallene. Banker bruker årsregnskapene for å vurdere lånesøknader (de ser på nøkkeltall som egenkapitalandel, likviditet, historisk inntjening). Potensielle investorer eller kjøpere av bedriften vil analysere årsregnskap for å finne verdien av selskapet. Leverandører og partnere kan sjekke om selskapet er solid før de gir gunstige betalingsbetingelser. Kort sagt: et nøyaktig og pålitelig årsregnskap gir omverdenen trygghet i å gjøre business med dere.

Derfor er det verdt å legge innsats i at alt er riktig: rette tall, fullstendige noter, riktige sammenligningstall og rettidig innsending. Et godt gjennomført årsoppgjør avsluttes med at dere sitter igjen med et offisielt årsregnskap som dere kan være stolte av – og som tåler andres øyne.