Slik fungerer duplikatkontrollen for faktura og bilag i Bilagsbehandling
Systemet kontrollerer automatisk om en faktura kan være en duplikat av en faktura som allerede er registrert i Bilagsbehandling. Dette bidrar til å redusere risikoen for at samme faktura blir registrert flere ganger.
Når får du duplikatvarsel?
Du får et duplikatvarsel dersom minst ett av følgende kriterier er oppfylt i Bilagsbehandling:
1. Samme fakturanummer og leverandør/kunde
- Fakturanummeret er identisk på begge fakturaene.
- Fakturaene er knyttet til samme leverandør eller kunde.
Du kan dermed få et duplikatvarsel selv om fakturaene har forskjellig beløp eller dato.
2. Samme beløp, dato og fakturanummer
- Fakturaene har samme beløp.
- Fakturaene har samme dato.
- Fakturanummeret er identisk.
I dette tilfellet kan du få et duplikatvarsel selv om fakturaene er knyttet til forskjellige leverandører eller kunder.
Må alle kriteriene være oppfylt?
Nei. Det er tilstrekkelig at ett av de to kriteriesettene stemmer for at systemet skal varsle om en mulig duplikat.
Hva bør du gjøre når du får et duplikatvarsel?
Et duplikatvarsel betyr ikke nødvendigvis at fakturaen er registrert dobbelt. Det betyr at systemet har funnet en annen faktura med sammenfallende opplysninger.
Kontroller derfor fakturanummer, leverandør/kunde, beløp og dato før du fortsetter behandlingen. På den måten unngår du å registrere samme faktura flere ganger. Søk derfor opp beløpet eller leverandør og foreta en kontroll om dette faktisk er en duplikat eller at det bare er samme beløp på en ny måned f.eks.
Merk: Duplikatkontrollen ble oppdatert 5. oktober 2026 med kontroll av kombinasjonen fakturanummer og leverandør/kunde, i tillegg til den eksisterende kontrollen av beløp, dato og fakturanummer.