Godkjennerrollen i Bilagsbehandling

Tilgang og navigering for godkjennere

Godkjennere får tilgang til kun godkjenningsfunksjonene (se link for oppsett) i Bilagsbehandling:

• Ingen tilgang til bilagsmottak eller bokføring

• Full tilgang til egen godkjenningsliste og historikk i bilagsoversikten

• Mobilvarslinger når nye bilag kommer til godkjenning

• E-postvarslinger med direktelenker til bilagene

Når godkjenneren logger inn i Finago Office, finner de "Bilagsbehandling" under Regnskap-menyen. De lander direkte i Bilagslisten, men ser kun en forenklet versjon med følgende statusfaner:

• Til godkjenning: Bilag som venter på deres godkjenning

• Avslått: Bilag som er avslått

• Min historikk: Oversikt over all godkjenningsaktivitet

Slik godkjenner du et bilag

Som godkjenner følger du denne enkle prosessen:

Steg 1: Identifiser og åpne bilaget

• Se oversikten under "Til godkjenning" - tallet på fanen viser hvor mange bilag som venter

• Klikk på bilaget du vil behandle i listen

• Bilaget åpnes i en forenklet behandlingsvisning optimalisert for godkjenning

Steg 2: Vurder bilagets innhold

I behandlingsvisningen ser du all nødvendig informasjon for å ta en informert beslutning:

• Leverandørinformasjon: Hvem har sendt fakturaen og er dette en leverandør du kjenner igjen?

• Beløpsdetaljer: Kontroller at beløpet stemmer med det du forventer for denne type utgift.

• Konteringsforslag: Se hvilken konto og hvilket prosjekt/avdeling utgiften blir ført på - er dette riktig?

• Fakturainnhold: Les fakturaen nøye og kontroller at det er en legitim forretningsutgift.

• Vedlegg og dokumentasjon: Sjekk om det er tilstrekkelig dokumentasjon for utgiften.

Steg 3: Ta beslutning

Du har fire hovedalternativer, tilgjengelig som knapper nederst i behandlingsvisningen:

Godkjenn bilaget:

• Klikk "Godkjenn" hvis alt ser korrekt ut og utgiften er berettiget. Kommentar er obligatorisk når man godkjenner et bilag. Legg inn en kommentar i feltet før du godkjenner. Det går ikke an å slå av denne.

• Bilaget sendes automatisk til neste godkjenner eller til bokføring

• Du får bekreftelse på at godkjenningen er registrert

Avslå bilaget:

• Klikk "Avslå" hvis bilaget ikke skal betales eller mangler dokumentasjon

• Skriv en kommentar som forklarer hvorfor du avslår (obligatorisk felt)

• Bilaget sendes tilbake til regnskapsavdelingen med din begrunnelse

Videresend til annen godkjenner:

• Klikk "Videresend" hvis en annen person bør godkjenne dette bilaget

• Velg ny godkjenner fra dropdown-listen over tilgjengelige personer

• Legg gjerne til kommentar som forklarer hvorfor du videresender

Be om avklaringer:

• Klikk på "Meldinger"-fanen øverst

• Skriv din forespørsel og tag relevant person (f.eks. @regnskapsfører)

• Bilaget forblir hos deg til avklaringen er gjort og du kan ta endelig beslutning

Kommunikasjon via Meldinger

Meldingsfunksjonen er særlig nyttig for godkjennere som trenger avklaringer:

For å stille spørsmål:

• Åpne meldingsfanen på bilaget du behandler

• Skriv spørsmålet ditt og tag @regnskapsfører eller @avsender for å sikre at riktig person får beskjed

• Send meldingen - mottakeren får umiddelbar varsling på mobil og e-post

Typiske spørsmål kan være:

• "Hvilken avdeling skal denne utgiften føres på?"

• "Er dette en engangskostnad eller skal det budsjetteres fremover?"

• "Kan du dokumentere forretningsformålet med denne utgiften?"

For å svare på henvendelser:

• Du får varsling på mobil/e-post når noen sender melding til deg

• Klikk på lenken i varslingen for å komme direkte til riktig bilag

• Svar i meldingsfeltet med nødvendig informasjon eller avklaringer

Mobil-godkjenning

Godkjennere kan også bruke Finago Office-appen for rask godkjenning på farten:

• Push-varslinger når nye bilag kommer til godkjenning

• Full godkjenningsfunksjon direkte i appen med samme fire alternativer

• Rask godkjenning av enkle bilag uten å åpne laptop

• Meldingsfunksjon tilgjengelig for kommunikasjon underveis

Dette gjør det mulig å godkjenne bilag uansett hvor du befinner deg, noe som øker hastigheten i bilagsflyten betydelig og reduserer forsinkelser i regnskapsprosessen.

Tips for effektiv godkjenning

Klargjør forventninger: Be regnskapsavdelingen om å sette opp klare retningslinjer for hva som krever godkjenning og hva du skal se etter.

Behandle bilag regelmessig: Sett av fast tid ukentlig for å behandle ventende bilag fremfor å la dem hope seg opp.

Bruk meldingsfunksjon aktivt: Ikke nøl med å stille spørsmål hvis noe er uklart - det er bedre å avklare enn å gjette.

Hold oversikt: Bruk "Min historikk"-fanen for å følge opp tidligere beslutninger og lære av mønstre i utgiftene.
​‌