Sommerferien nærmer seg sakte, men sikkert. Mange ser frem til late dager med sand mellom tærne og det er fort gjort at regnskapet sklir ut når feriemodusen slår inn. Resultatet blir ofte at arbeidshverdagen som møter deg på andre siden av ferien blir tung. Den gode nyheten er at med forberedelse, gode digitale verktøy og rutiner kan du ta ferie med god samvittighet uten at regnskap og timeføring hoper seg opp.
Den beste gaven du kan gi til deg selv før ferien, er en ryddig start. Når de viktigste oppgavene er gjort før du logger av blir det også enklere å koble av. Sett av litt tid hver dag før ferien til å lukke åpne saker. Det behøver ikke være mye hver dag, men begynn i god tid så kommer du fint unna med litt hver dag. Sørg for å:
Når du rydder unna før ferien, slipper du å bruke de første arbeidsdagene etterpå på å finne ut hvor du egentlig slapp.
Timeregistrering er noe som de fleste vet, noe man bør gjøre løpende. Altfor ofte ender det allikevel opp som en frustrerende ryddeøkt i etterkant. I ferien, der dagene ofte flyter inn i hverandre, er det enda lettere å miste oversikten.
Jobber du litt i ferien, enten det er en time her og der, korte kundemøter eller små oppgaver som må håndteres underveis, bør timene registreres med én gang. Det tar som regel bare noen sekunder når du gjør det med en gang. Venter du til etter ferien, må du ofte bruke tid på å lete i kalenderen, gamle e-poster og hukommelsen. Da blir både timeføringen mer krevende og mindre presis.
En god regel er enkel: Har du gjort jobben, før timen med en gang.
Den enkleste måten å holde regnskapet i flyt på, er å la gode systemer ta unna mest mulig av det manuelle arbeidet. Moderne regnskapsprogrammer kan hjelpe deg med alt fra fakturering og betalingsoppfølging til bilagshåndtering, bank, rapportering og lønn.
Med Finago Office er det enkelt å samle økonomi, drift og kundedata ett sted. Systemet håndterer alt fra bilagsføring og rapportering til automatisert avstemming på en brukervennlig måte.
Regnskapsprogrammet gir deg markedsledende automatiseringsmotorer som kombinerer AI og ekspertregler og sørger for at regnskapet går så sømløst som det kan. Finago Office gir færre misforståelser og en mer effektiv arbeidsflyt.
Kvitteringer har en egen evne til å forsvinne. De havner i lommer, vesker, biler, e-poster og skrivebordsskuffer. Etter ferien kan det fort bli en liten detektivjobb å finne ut hva som hører til hvor.
Det mange ikke vet er at siden 2014 er det ikke lenger krav om å oppbevare originalkvitteringer fysisk. Du kan ta et bilde og kaste lappen. Det betyr at du kan registrere reiseregninger og utlegg fortløpende fra mobilen, uansett hvor du befinner deg, og slippe å samle på papir i det hele tatt.
Gjør det derfor til en vane å digitalisere kvitteringer og bilag med én gang. Last opp dokumentasjonen i regnskapssystemet og legg inn nødvendig informasjon mens du fortsatt husker hva kjøpet gjaldt.
I et moderne regnskapssystem som Finago kan bilagsflyten i større grad automatiseres, slik at fakturaer, kvitteringer og reiseregninger blir enklere å håndtere, tolke, kontere og sende videre til godkjenning. Det gjør hverdagen lettere både før, under og etter ferien.
Mange småbedriftseiere og ledere tar med seg altfor mye ansvar inn i ferien. Det kan være fristende å tenke at «jeg tar det bare selv», men det gjør det også vanskeligere å koble av. Før ferien bør du derfor avklare hvem som gjør hva mens du er borte. Det gjelder særlig oppgaver som betalinger, fakturering, godkjenning av bilag, kundehenvendelser og oppfølging av frister. Lag gjerne en enkel oversikt over:
Når økonomioppgavene er samlet i Finago, blir det også enklere å delegere på en ryddig måte. Da kan de som skal følge opp, finne det de trenger i samme system, i stedet for å måtte spørre deg om hvor ting ligger. God delegering handler ikke om å slippe kontrollen helt. Det handler om å sørge for at de riktige tingene blir fulgt opp, også når du ikke er tilgjengelig hele tiden.
Når timer ligger i ett system, fakturaer i et annet og bilag et tredje sted, er det lett å miste oversikten, særlig etter en ferie der ting har hopet seg opp. Med Finago Busy får du et smart verktøy for timeregistrering og prosjektstyring med innebygd kalenderintegrasjon, slik at timene alltid er oppdatert og enkle å finne igjen. Kobler du Busy på Finago Office, samler du timeføring, regnskap og drift i én og samme løsning.
Det betyr at du, og eventuelt regnskapsføreren din, alltid finner det dere leter etter på ett sted, i stedet for å jakte på informasjon på tvers av systemer, e-poster og mapper.
Skal du jobbe litt i ferien, eller ikke i det hele tatt? Begge deler er greit, men det viktigste er at du bestemmer deg på forhånd og holder deg til det. Uklare rammer fører til at du verken jobber effektivt eller hviler ordentlig. Bestem deg: Sjekker du mailen én gang om dagen, eller ikke i det hele tatt? Er det én bestemt time om morgenen du håndterer det viktigste – og så er du fri resten av dagen?
Sett en grense, hold deg til det og kommuniser den til kunder og samarbeidspartnere i god tid. Husk at tydelige rammer ikke bare er bra for deg, det gjør det også enklere for kunder og kolleger å vite hva de kan forvente. Da slipper alle unødvendige avbrytelser, og du kan bruke ferien på det den er ment for.
God drift av regnskap og timeføring i ferien handler ikke om å jobbe mer i ferien. Det handler om å være litt smartere i ukene før du reiser, og sette de rette systemene på plass. Registrer timer løpende, digitaliser kvitteringer med én gang, automatiser det du kan, og sett tydelige rammer for deg selv.
Da er sjansen mye større for at du faktisk kommer tilbake fra ferien med ny energi, og et regnskap du ikke gruer deg til å åpne.