Perioden etter sommerferien er en god tid til å gjenoppta tempoet og rydde i strukturen til virksomheten. Høsten er en viktig periode for å sikre god kontroll, legge grunnlaget for et ryddig årsoppgjør og justere rutiner som ikke har fungert optimalt gjennom året. Før vi ser nærmere på planleggingen, er det nyttig å forstå hva god økonomistyring innebærer, og hvilke rutiner som bidrar til bedre økonomisk kontroll.
Økonomistyring handler om å planlegge, følge opp og styre bedriftens økonomiske ressurser slik at de brukes i tråd med målene virksomheten har satt seg. Det er en løpende jobb hvor man setter seg inn i hvor pengene kommer fra, hvor de går, og hva tallene forteller om veien videre.
I praksis består økonomistyring av flere lag. Den operative delen dekker det daglige som fakturering, betalinger, avstemming og oppfølging av kunder og leverandører. Den taktiske delen handler om budsjettering, prognoser og periodisk rapportering, mens den strategiske delen kobler økonomien til de overordnede beslutningene som investeringer, prising, vekst og lønnsomhet.
God økonomistyring gir ledelsen tre ting:
Når disse tre henger sammen, har man grunnlaget for å styre virksomheten på riktig vei. Men man trenger gjerne et økonomisystem som holder orden i økonomistyringen.
Et godt økonomisystem er ryggraden i økonomistyringen. Det avgjør hvor mye tid teamet bruker på manuelt arbeid, hvor oppdaterte tallene er, og hvor raskt man kan fange opp avvik. Et effektivt system kjennetegnes særlig av følgende:
Gode økonomirutiner handler om å gjøre de riktige tingene jevnlig, slik at små avvik fanges opp før de rekker å bli store problemer. Grunnmuren er den løpende håndteringen av tallene. Bilag og dokumentasjon bør registreres fortløpende framfor å samles opp mot slutten av perioden, og bank, kunder og leverandører bør avstemmes hver måned. Da stemmer balansen til enhver tid, feil oppdages raskt, og selve periodeavslutningen blir langt enklere når den først kommer.
Når grunnlaget er på plass, er det styringen av tallene som skiller god økonomi fra ren registrering. En jevnlig gjennomgang av kontantstrøm og likviditetsprognose gir kontroll på at bedriften faktisk har penger til å møte forpliktelsene sine, også i perioder med svingninger. Like viktig er det å følge budsjettet gjennom hele året, ikke bare ved årsslutt.
Til slutt avhenger gode rutiner av tydelig organisering. Det bør være klart hvem som gjør hva og hvem som godkjenner, slik at ansvaret ikke blir personavhengig og sårbart for ferie og fravær. Frister for mva, skatt, lønn og rapportering bør samles i en felles kalender, så ingen av dem overrumpler dere midt i en travel høst.
Med dette på plass blir høsten mindre preget av brannslukking og mer av kontroll, og veien mot årsoppgjøret blir betydelig kortere.