Utestående fordringer handler om å få betalt av kunden du har sendt ut en faktura til. Selv om fakturaer er sendt og inntekter er opptjent, er det først når pengene faktisk er på konto at verdiene realiseres. Vi vil se nærmere på hva utestående fordringer er, hvordan de oppstår, og hvilke rutiner og verktøy som gir deg bedre kontroll og mer effektiv oppfølging av ubetalte fakturaer.
En utestående fordring er en faktura som ikke har blitt betalt enda av en kunde. Du har dermed disse pengene til gode, helt til hele summen er betalt.
Du sender en faktura på 10.000 kr til en kunde med 14 dagers betalingsfrist:
Når fakturaen sendes, blir 10.000 kr registrert som en utestående fordring i regnskapet.
Dette betyr at kunden skylder bedriften 10.000 kr.
Beløpet står som en eiendel i balansen frem til det blir betalt.
Dersom kunden betaler etter 14 dager:
Betalingen registreres i regnskapet.
Den utestående fordringen reduseres til 0 kr.
Fakturaen anses som oppgjort.
Husk! Betaler kunden kun deler av beløpet som for eksempel 7.000 kr, sitter du fortsatt igjen med en utestående fordring, men på 3.000 kr.
Dersom kunden ikke betaler innen fristen:
Fordringen står fortsatt som utestående.
Du må eventuelt følge opp med purring eller inkasso.
Når du oppretter og sender en faktura til en kunde, blir fakturaen automatisk bokført i regnskapet. Når du bruker regnskapsprogrammet til Finago, så gjør vi det enkelt for bedrifter å holde oversikt over dette, ved at fakturabeløpet registreres som en utestående fordring. Altså penger kunden skylder virksomheten.
Denne fordringen blir stående i balansen frem til betalingen er mottatt. I mellomtiden er det viktig å ha god oversikt over hvilke fakturaer som fortsatt er ubetalte. Med et regnskapsprogram som Finago Office får du løpende oversikt over åpne poster, noe som gir bedre kontroll på likviditeten og reduserer risikoen for tap. Når kunden til slutt betaler fakturaen, registreres betalingen i regnskapet. Den utestående fordringen blir da redusert tilsvarende, og fjernes helt når fakturaen er fullt oppgjort.
Dersom en faktura forblir ubetalt over tid, bør det følges opp med purring eller inkasso. I slike tilfeller kan det også være aktuelt å vurdere nedskrivning eller tap på fordringer, i tråd med gjeldende regnskapsregler.
Oversikten over utestående fordringer finner du i reskontroen. I Finago Office har vi utviklet en detaljert oversikt over alle åpne og ubetalte fakturaer per kunde. Her kan du enkelt se hvem som skylder penger, hvilke beløp det gjelder, og hvor lenge fakturaene har vært utestående.
Reskontroen er et viktig verktøy for oppfølging av kundefordringer, fordi den gjør det mulig å identifisere forfalte krav og prioritere videre oppfølging, som purring eller inkasso. Med oss får du denne oversikten løpende oppdatert, noe som gir bedre kontroll på innbetalinger og bidrar til en mer forutsigbar likviditet.
Skatt på utestående fordringer følger som hovedregel prinsippet om at inntekter skal resultatføres når de er opptjent, ikke nødvendigvis når de er betalt. Det betyr at en faktura normalt inngår i det skattemessige resultatet allerede når den er sendt, selv om betalingen fortsatt er utestående.
Effektiv oppfølging av utestående fordringer handler i stor grad om struktur, gode rutiner og riktig verktøy. Med løpende oversikt over åpne poster og tydelige prosesser for oppfølging, står du bedre rustet til å sikre stabile innbetalinger og god likviditet i virksomheten.
Er du interessert i å vite mer om hvordan du oppnår denne kontrollen med hjelp av Finago, så kan du ta kontakt med oss nedenfor.