Regnskapet er et av virksomhetens viktigste styringsverktøy, men bare dersom tallene faktisk stemmer med virkeligheten. Kontroll og avstemming av regnskapet er derfor en sentral del av god økonomistyring og intern kontroll. Vi forklarer hva avstemming er, viktigheten med det og hvordan man gjennomfører det.
Avstemming er en prosess i regnskapsføring der man sjekker at tallene i regnskapet stemmer overens med underliggende dokumentasjon eller andre registre. Målet er å sikre at regnskapet er korrekt og fullstendig. For eksempel kan man avstemme bankkontoen ved å sammenligne bankens opplysninger med selskapets egne bokførte tall for å se om det stemmer.
Enkelt sagt betyr avstemming å dobbeltsjekke tallene for å oppdage feil eller mangler før regnskapet lukkes.
Vi avstemmer for å sikre at regnskapet er riktig og til å stole på. Alle virksomheter som fører regnskap har ansvar for at det avstemmes. I praksis innebærer en avstemming at man sammenligner for eksempel:
Dersom det er avvik, må de forklares og rettes. Avstemming gjøres jevnlig, ofte månedlig, og er en viktig del av intern kontroll og kvalitetssikring av regnskapet. Minimum må du gjøre det i forbindelse med rapportering av mva eller årsavslutning. Med andre ord så avstemmer vi for å sjekke at regnskapet forteller samme historie som virkeligheten.
På utkikk etter et regnskapssystem som enkelt gjør jobben?
Det finnes flere ulike typer avstemming i regnskapsføring, og hvilke som brukes avhenger av virksomhetens størrelse og aktivitet. Felles for dem alle er at de skal sikre at regnskapet er korrekt og dokumentert. De vanligste typene er bankavstemming, lønnsavstemming og reskontroavstemming.
Bankavstemming er prosessen der man kontrollerer at alle bevegelser på virksomhetens bankkontoer er korrekt bokført i regnskapet. Når du skal sikre at regnskapet for en gitt periode stemmer, bør du starte med å avstemme bankkontoene. Er du et aksjeselskap er du påbudt å avstemme bankkontoen, mens for enkeltpersonforetak er det valgfritt. Men det er uansett smart å avstemme bankkontoene hver måned for å opprettholde en god oversikt over regnskapet.
Lønnsavstemming er en kontrollprosess i regnskapsføring der man sikrer at lønn som er kjørt i lønnssystemet stemmer med det som er bokført i regnskapet og rapportert til myndighetene. Slik dokumenterer man at lønn er korrekt behandlet regnskapsmessig. Typisk avstemmer man bruttolønn, skattetrekk, arbeidsavgift, feriepenger og andre trekk og ytelser.
En reskontroavstemming blir brukt til å oppdage eventuelle avvik mellom det du har i regnskapet for virksomheten og det kunden eller leverandøren har i sitt. For å sjekke om alle fakturaer og betalinger stemmer overens. kan du sammenligne et oppdatert reskontroutdrag fra kunden eller leverandøren, med reskontroen til din bedrift.
Avstemming er bindeleddet mellom løpende bokføring og et korrekt regnskap. Selve regnskapet viser tallene slik de er bokført, mens avstemmingen dokumenterer at disse tallene faktisk stemmer med virkeligheten og underliggende grunnlag. Uten avstemming mister regnskapet sin verdi som beslutnings- og rapporteringsverktøy.
Når avstemming gjennomføres jevnlig, sikrer du at regnskapet er oppdatert, fullstendig og etterprøvbart. Det gir bedre kontroll, tryggere rapportering og et solid grunnlag for både interne beslutninger og ekstern rapportering til myndigheter, revisor og samarbeidspartnere. Et godt regnskap forutsetter god avstemming.